Het principe van nihilwaardering wordt vaak genoemd in de context van de werkkostenregeling. Deze regeling is bedoeld om werkgevers te helpen bij het aanbieden van vergoedingen en verstrekkingen aan hun medewerkers. Door gebruik te maken van een nihilwaardering kunnen werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aanbieden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
Wat is een nihilwaardering?
Een nihilwaardering betekent dat de waarde van een vergoeding of verstrekking op nul wordt gesteld. Hierdoor hoeft er geen loonbelasting en premie volksverzekeringen over betaald te worden. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op de middelen die een medewerker nodig heeft om zijn werk uit te voeren, maar ook op voorzieningen als een fiets van de zaak.
Er zijn verschillende categorieën waarvoor een nihilwaardering geldt. Zo geldt er bijvoorbeeld een nihilwaardering voor arbovoorzieningen en voorzieningen op de werkplek, zoals een bureau of een computer. Ook een zakelijke telefoon valt onder de nihilwaardering, mits deze voornamelijk zakelijk wordt gebruikt. Hetzelfde geldt voor een zakelijke laptop of tablet.
Daarnaast geldt er een nihilwaardering voor vergoedingen en verstrekkingen die gericht zijn vrijgesteld, zoals een reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding of een studiekostenvergoeding. Dit houdt in dat de vergoeding of verstrekking alleen belastingvrij is als deze is verstrekt voor een specifiek doel, zoals woon-werkverkeer of een opleiding die relevant is voor het werk.
Hoe werkt de werkkostenregeling in combinatie met nihilwaardering?
Bij de werkkostenregeling hebben werkgevers een vrije ruimte van 1,7% van de fiscale loonsom. Dit betekent dat zij tot dit bedrag vergoedingen en verstrekkingen kunnen aanbieden zonder dat hierover belasting betaald hoeft te worden. Voor vergoedingen en verstrekkingen boven dit bedrag geldt een eindheffing van 80%.
Door gebruik te maken van de nihilwaardering kunnen werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen buiten de vrije ruimte houden. Dit kan voordelig zijn als de vrije ruimte anders volledig wordt benut. Het is echter wel belangrijk om te onthouden dat niet alle vergoedingen en verstrekkingen onder de nihilwaardering vallen en dat er ook nog andere regels gelden voor de werkkostenregeling.
Hoe kunnen werkgevers gebruik maken van nihilwaardering?
Om gebruik te kunnen maken van de nihilwaardering moeten werkgevers voldoen aan bepaalde voorwaarden. Zo moet de vergoeding of verstrekking aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel en moet er een administratie worden bijgehouden waarin de vergoedingen en verstrekkingen worden vermeld. Ook moet er een onderbouwing zijn waaruit blijkt dat de vergoeding of verstrekking aan de voorwaarden voldoet.
Aangepaste werkkostenregeling 2022
Vanaf 1 januari 2022 vallen alleen verplichte arbovoorzieningen nog onder de gerichte vrijstelling arbovoorzieningen. Voorheen vielen stoelmassages onder bepaalde voorwaarden ook onder deze vrijstelling, maar dit is niet langer het geval.
Volgens het Handboek Loonheffingen 2022 klopt de informatie dat stoelmassages altijd onder de gerichte arbovrijstelling vielen niet, omdat er bepaalde voorwaarden waren waaraan voldaan moest worden. De kosten van stoelmassages kunnen nog wel onbelast worden verstrekt op grond van de nihilwaardering in de werkkostenregeling, als de massages op de werkplek worden aangeboden en gebruikt of verbruikt.
Dit betekent dat de kosten niet op de vrije ruimte van de werkkostenregeling drukken en er geen eindheffing van 80% over berekend wordt. Bedrijven die willen investeren in preventie op de werkvloer kunnen hier dus nog steeds gebruik van maken.
Het feit dat stoelmassages onder de nihilwaardering vallen, heeft alleen betrekking op de financiële waardering door de Belastingdienst in het kader van de werkkostenregeling en zegt niets over de waardering van stoelmassages door de werkgever en ontvanger zelf.
Aangepaste werkkostenregeling 2023
Op Prinsjesdag 2022 kondigde het kabinet aan dat de vrije ruimte van de werkkostenregeling zou worden verhoogd van 1,7% naar 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Naar aanleiding van een ingediende motie is dit percentage echter aangepast naar 3%. Voor het restant van de loonsom blijft de vrije ruimte op 1,18%. Deze tijdelijke verruiming van de vrije ruimte in de WKR is bedoeld om kleine werkgevers en werkgevers met relatief lage lonen tegemoet te komen in de gestegen kosten van vergoedingen en verstrekkingen. Let wel, de verruiming geldt alleen voor 2023 en vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte weer 1,92%.
Door de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte in de WKR heb je als werkgever in 2023 meer onbelaste vergoedingsruimte voor verstrekkingen en vergoedingen aan jouw medewerkers. Dit is met name relevant gezien de gestegen inflatie die heeft geleid tot hogere kosten voor bijvoorbeeld een personeelsfeest of kerstpakket.
