Burn-out preventie; een integrale aanpak in 3 stappen

De impact van stress en burn-out

De impact van stress en burn-out op zowel werknemers als werkgevers is gigantisch. Door middel van een integrale aanpak van burn-out preventie, is een organisatie in staat om het aantal medewerkers met stress of een burn-out, sterk te verminderen. Voor organisaties kan het implementeren burn-out preventie daarom vele voordelen opleveren.

Binnen organisaties zijn er drie verschillende niveaus waarin burn-out preventie, werkdrukbeheersing en het voorkomen van werkstress van belang zijn. Om te beginnen bepaalt een gedragen vitaliteitsbeleid hoe een organisatie omgaat met mentale vitaliteit en burn-out preventie. Ten tweede moeten er voorwaarden geschept worden waarin medewerkers zonder werkstress, optimaal kunnen functioneren. Vitaal leiderschap noemen we dat. Als laatste kunnen medewerkers ook zelf stappen ondernemen om het stressniveau te beperken. In dit artikel lichten we het belang van burn-out preventie op elk niveau nader toe.

Burn-out preventie op organisatie- en beleidsniveau

Burn-out preventie is een zeer relevant thema dat tegenwoordig bij bijna alle bedrijven in Nederland speelt. Maar hoe implementeer je een vitaliteitsbeleid tegen burn-outs? Waar moet je beginnen en hoe zorg je voor een aanpak die werkt? De oplossing voor deze vragen is een in de praktijk bewezen methode: het 3V-ontwikkelings-programma. Dit programma bestaat uit 3 fases om tot een strategische aanpak te komen.

Fase 1: Verkennen van stress en burn-out

In de verkennende fase is het belangrijk een beeld te krijgen van de huidige en toekomstige situatie van stress en burn-out. Gelukkig ligt er ook bij jouw organisatie al heel veel informatie op de plank die je kunt gebruiken in de verkennende fase van jouw burn-out preventie aanpak. Je hoeft hier dus vaak geen extra onderzoek voor te doen.

Verzamel de relevante informatie rondom de thema's stress en burn-out. Door collega’s te spreken kun je een beter beeld krijgen van kwalitatieve aspecten zoals leiderschap, cultuur en gedrag. Vitale medewerkers zijn weerbaar en wendbaar. Dit is van essentieel belang in de snel veranderende wereld waarin jouw organisatie opereert. Het is dé manier waarop je medewerkers gemotiveerd en flexibel houdt.

Vervolgens is het zaak om de inzichten en resultaten van het onderzoek naar stress op het werk te analyseren en te duiden. Hieruit blijkt in veel gevallen een ‘Sense of Urgency’. Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar ‘Sense of Excitement’. Hierin vormen de wensen van de meeste vitale medewerker de boventoon.

Fase 2: Verbeelden van burn-out preventie

Tijdens deze tweede fase bepaal je de ambitie en krijg je de visie en de strategie rondom burn-out preventie helder. Samen met een groep medewerkers organiseer je interactieve sessies om invulling te geven aan de verkenning.

Het is in deze fase belangrijk om meerdere afdelingen, functies en managementlagen te betrekken om zo een leidende coalitie te vormen en breed draagvlak te creëren voor jouw plannen. Samen bepalen jullie de ambitie en vertalen deze volgens naar een concrete visie.

Fase 3: Verwezenlijken van burn-out preventie op het werk

Nu de ambitie concreet is en je speerpunten rondom burn-out preventie hebt geformuleerd, kun je aan de slag met een concreet jaarplan. In deze fase is het van belang dat er voldoende capaciteit en middelen zijn om invulling te geven aan de uitvoering. Het implementeren van de visie en strategie is een continu proces van monitoren en bijsturen en vraagt een investering in tijd en middelen over een langere periode.

Wil je graag meer lezen over het realiseren van een vitaliteitsbeleid rondom burn-out preventie? Download dan het e-book 'Een strategisch vitaliteitsbeleid in 3 stappen'.

Burn-out preventie: verantwoordelijkheden van leidinggevenden

Binnen iedere organisatie is het van belang dat de leidinggevende zorg draagt voor de vitaliteit van zijn team. Een medewerker moet zich binnen het bedrijf goed voelen. Onderdeel daarvan is het minimaliseren van de kans op werkstress en een burn-out. In dit hoofdstuk lichten we toe hoe leidinggevende impact kunnen maken in jouw integrale aanpak over burn-out preventie.

Hoe creëer je vitale teams zonder stress?

Leidinggevenden bepalen de voorwaarden waarmee werkstress kan worden voorkomen en teamleden optimaal kunnen functioneren. Het geven van een goed voorbeeld kan een dergelijke voorwaarde zijn. De positie van een leidinggevende maakt dat zij zichtbaar zijn voor het hele team. Hun gedrag bepaalt dus voor een groot deel de cultuur van een organisatie.

Naast het geven van het goede voorbeeld, zijn er andere verantwoordelijkheden van leidinggevenden waarmee vitaliteit onder de aandacht kan worden gebracht. Je lees hier meer over in het artikel '5 tips voor het creëren van gezonde en vitale teams'.

Burn-out preventie door middel van een waarderend gesprek

Het bespreekbaar maken van stress is wellicht de grootste uitdaging voor leidinggevenden. Het voeren van een dergelijk gesprek is echter van groot belang. Leidinggevenden geven daarmee een signaal af dat het onderwerp serieus genomen wordt. Daarnaast biedt het de kans om waar nodig bij te sturen.

Een goed moment om een waarderend gesprek over stress op de agenda te zetten, is bijvoorbeeld tijdens het jaarlijks terugkerende ontwikkelgesprek. Tijdens een dergelijk gesprek kunnen drie situaties voorkomen:

Dit gesprek wordt als belangrijk onderdeel gezien in vrijwel ieder plan over burn-out preventie. In het artikel 'Hoe voer je een waarderend gesprek over gezondheid' lichten we nader toe hoe je dit het beste aanpakt.

Stimuleer werkplezier ter preventie van een burn-out

De sfeer binnen teams draagt bij aan het werkplezier van je medewerkers. Uit onderzoek is gebleken dat medewerkers veel waarde hechten aan geluksmomentjes tijden hun werkdag. Is het werkplezier bij jouw team voor verbetering vatbaar? Dan geven we je graag een aantal tips die hier verandering in kunnen brengen.

Ten eerste is het aan te raden om zo positief mogelijk te communiceren met jouw medewerkers. Complimentjes geven doe je nooit teveel! Daarnaast is het raadzaam medewerkers zelf hun werkritme te laten bepalen en voldoende ruimte te geven voor creativiteit. Zo minimaliseer je de werkdruk en bied je medewerkers de kans om meer voldoening uit hun werkzaamheden te halen. Dit draagt dus niet alleen bij aan het plan over burn-out preventie, maar ook aan het werkgeluk van jouw medewerkers.

Burn-out preventie op medewerkerniveau

Ook voor medewerkers is het van groot belang om te weten wat zij kunnen doen om een burn-out te voorkomen. Daarvoor moeten zij op de hoogte zijn van de definitie van een burn-out, symptomen van een burn-out kunnen herkennen en weten welke handvatten zij kunnen gebruiken om een burn-out te voorkomen. In dit hoofdstuk lichten we het cruciale belang van burn-out preventie op medewerkerniveau haarfijn uit.

Werkstress en het ontstaan

Werkstress is de grootste beroepsziekte in Nederland. Naar schatting lopen er momenteel 4 miljoen werkende Nederlanders de kans op een burn-out of andere psychische aandoeningen. Werkstress kan onder andere ontstaan wanneer de werkdruk te hoog ligt. Hierbij is er een disbalans ontstaan tussen de context en eisen van het werk. Ook de beschikbare faciliteiten voor het goed uitvoeren van werkzaamheden spelen een cruciale rol.

Laat medewerkers zelfstandig werken aan vitaliteit

Het is belangrijk dat medewerkers weten dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor hun gezondheid. Zitten zij niet goed in hun vel? Dan moeten zij daar dus zelf leiderschap over pakken en dit bespreekbaar maken met hun leidinggeven. Zoals aangegeven in dit artikel ligt hier een gedeelde verantwoordelijkheid. Als organisatie kan jij alleen impact maken met jouw plan over burn-out preventie, door dergelijke contactmomenten te jaarlijks in te plannen.

Zorg voor voldoende rustmomenten

Vanuit de topsport is het bekend dat optimaal presteren altijd gepaard gaat met periodes van rust na iedere activiteit. Het lichaam versterkt juist in de rustperiode na een training. Gezond werken, zonder chronische stress, gaat net als in de topsport om het maken van bewuste keuzes. Door het inlassen van voldoende pauzes gun je medewerkers de mogelijkheid om te herstellen en optimaal te presteren.

De meeste medewerkers ontspannen niet makkelijk tijdens de werkdag. Ze voelen zich hierbij vaak ongemakkelijk. Vaak wordt er een gedachte gecreëerd dat je op het werk altijd actief moet zijn. Volgens wetenschappers is het tegenovergestelde waar. Door periodieke mentale rust, het liefst elke 90 minuten, maximaliseer je de mentale capaciteit en dus de productiviteit.

Zorg er dus voor dat medewerkers gedurende hun werkdag voldoende kunnen ontspannen. Alleen dan kan er optimaal gepresteerd worden. Daarnaast zorg je ervoor dat medewerkers aan het einde van hun werkdag nog over voldoende energie beschikken, om onvermoeid thuis te kunnen komen.

Luister naar je lichaam
Je lichaam is iets waar veel mensen zich niet echt bewust van zijn. Dit is dan ook iets wat snel vergeten wordt. Heb je jezelf wel eens de vraag gesteld; ben ik wel of niet gespannen? Is mijn ademhaling hoog of juist laag? Waar heb ik behoefte aan en waar liggen mijn grenzen? Door jezelf deze vragen te stellen krijg je inzicht in jouw behoeftes en luister je beter naar je lichaam. Dit is belangrijke informatie die je met medewerkers kan delen om zo impact te maken met jouw plan over burn-out preventie.

Ontvang je graag nog meer tips, waarmee werkstress bij jouw medewerkers voorkomen kan worden? Download dan het e-book '7 Gezonde werkgewoontes die medewerkers laten schitteren'. In dit e-book voor HR-professionals vind je praktische tips, zodat jouw medewerkers energieker, gelukkiger en productiever zijn in hun werk.