Voor het item ‘Health van de maand’ spreken we maandelijks de toonaangevende Health Managers en Chief Vitality Officers van corporate Nederland. Hierbij gaan we op zoek naar hun drijfveren, de uitdagingen, de good practices en de lessons learned. Wat maakt hun aanpak uniek en wat maakt dat zij succesvol zijn in hun rol?
Deze maand spraken we Jeroen Heijmans werkzaam binnen CSU en Tzorg. CSU is een organisatie van ongeveer 15.000 medewerkers en binnen Tzorg zijn maar liefst 10.000 medewerkers werkzaam. Het personeel is voornamelijk uitvoerend en bestaat uit schoonmaakmedewerkers en thuishulpen. Jeroen is verantwoordelijk voor de strategische invulling van het vitaliteitsbeleid samen met zijn team.
Medisch versus eigen regie model
Het verzuim van CSU en T-zorg lag jaren geleden nog erg hoog. Dat is natuurlijk in geen enkele branche goed, maar in een branche waarin de marges klein zijn is dat bedrijfsmatig een uitdaging. Daarom werd er in 2010 gestart met het herijken van het verzuimbeleid. Het verzuim werd opnieuw onder de loep genomen. Een extern adviesbureau werd ingehuurd. “We zaten heel erg op het medische model waar bij alle regie eigenlijk bij de bedrijfsarts lag”. Ook zag Jeroen dat het verzuimmodel, zoals ze dat destijds hadden ingericht, niet aansloot bij wat ze in de praktijk nodig hadden. Het verzuimbeleid werd daarom omgegooid naar het eigen regie model waarbij de verantwoordelijkheid ligt bij de medewerkers en leidinggevenden. Er wordt bij dit model gekeken wat iemand nog wel (op een verantwoorde manier) kan, rekening houdende met de klachten die hij of zij ervaart. De verzuimteams werden anders ingedeeld. Verzuimcontroleurs gingen langs de deur om te kijken of iemand wel echt ziek thuis was. Uiteindelijk werden dat casemanagers. De casemanagers borgen het verzuimproces en zorgen dat afspraken met medewerkers nagekomen worden. “Daarmee zijn we van het medische model overgestapt naar het eigen regie model”.
Creëren van de juiste mindset
Dit nieuwe beleid ging niet zonder slag of stoot. Van een beleid waar een controleur alleen langs de deur kwam als je ziek thuis zat naar een proactief model. Een hele andere mindset voor de medewerkers. ‘’Wij vroegen ineens wat zou je nog wel kunnen doen.’’ Dat zorgt ervoor bij CSU en Tzorg dat de band tussen de medewerker en leidinggevende goed moet zijn om het goede gesprek aan te gaan. Een juiste mindset vanuit beide kanten.
Interventie rugzakje
Het eigen regiemodel had effect want het verzuim daalde gigantisch. Jeroen geeft aan dat dit kwam doordat er heel veel aandacht was voor verzuim. Wat er overblijft, is het verzuim waar de leidinggevende ook niet veel mee kan. Jeroen en zijn team heeft voor de leidinggevenden toen een ‘rugzak’ gecreëerd waar interventies uit gehaald kunnen worden. “Zodat de leidinggevende het gesprek aan kan gaan en de medewerker ook daadwerkelijk iets kan aanbieden, zonder dat de leidinggevende probleemeigenaar wordt”. Ook wordt dit preventief aangeboden om medewerkers niet te laten verzuimen.
Interventie partnership
“We hebben gekeken welke interventies passen bij financiële, fysieke en psychische problemen”. Daarbij zijn kaders vastgesteld; professionele hulp, toegankelijk voor alle medewerkers, het mag de medewerker niets kosten, het moet laagdrempelig zijn en het moet gericht zijn op gedragsbeïnvloeding. Jeroen besloot partijen te gaan zoeken die aansloten bij hun visie en bereid waren om buiten hun geijkte businessmodel te denken op het moment dat dat niet voldeed. Hierdoor ontstond er direct partnership. Op deze manier werd er voor de totale organisatie een praktische en betaalbare oplossing geboden.
Medewerkers die het echt nodig hebben kunnen op deze manier gebruik maken van extra hulp. “Zoals met ‘HelloFysio’, een online fysiotherapie dienst van HC Health. De hele organisatie kan gebruikmaken van het online platform; zelf aan de slag met fysieke klachten. Medewerkers die meer hulp nodig hebben kunnen gebruik maken van een online-consult met de fysiotherapeut”, zegt Jeroen.
Succesfactoren
Deze acties hebben effect gehad want het verzuim daalde verder. Onder andere door de volgende succesfactoren: aandacht voor de medewerkers, intrinsieke motivatie van de organisatie zelf; “het geloof dat je dit echt moet doen voor de medewerkers om een goede werkgever te kunnen zijn en de mens achter de medewerker centraal stellen”. CSU kijkt verder als rol van werkgever en probeert de medewerkers ook in privésituaties te ondersteunen.
Fris in je werk
Naast de interventies rondom financiële, fysieke en psychische hulp, wordt het aanbod steeds verder opgevuld met interventies waar vraag naar is. De term duurzame inzetbaarheid werd niet begrepen door onze medewerkers. Daardoor werd er toch onbedoeld een bepaalde afstand gecreëerd. “Dus we zijn met medewerkers in gesprek gegaan over de term duurzame inzetbaarheid om te achterhalen wat een passende programma naam is”. “Dat was echt gaaf om met schoonmaakmedewerkers te doen, je komt er echt achter waar zij dagelijks tegen aan lopen”. Uiteindelijk is daar de programmanaam: Fris in je werk uitgekomen. “Fris in je werk hebben we opgedeeld in drie pijlers: Vitaliteit & gezondheid, opleiding & ontwikkeling en loopbaan & mobiliteit”.
Fris in je werk bekend binnen de organisatie
Vervolgens is CSU-medewerkers gaan zoeken die meegedaan hebben aan de interventie. Deze medewerkers werden benoemd tot ambassadeur en creëerde een laagdrempelige situatie. Medewerkers herkenden zich en durfden deel te nemen aan een interventie. Een aantal tools werden ontwikkeld om het programma makkelijke over de bühne te brengen. Zoals het animatiefilmpje waarin heel makkelijk wordt uitgelegd wat ‘Fris in je werk’ precies inhoudt en welke interventies het bevat. “Ook hebben we een website gecreëerd waarop alles heel makkelijk terug te vinden is en waar je je kan aanmelden voor de interventies. We hebben heel veel gedaan in het trainen van leidinggevende en casemanagers”, zegt Jeroen. Er is voor gezorgd dat het programma bekend is binnen de organisatie.
We willen het zo laagdrempelig mogelijk de organisatie inbrengen
De grootste uitdaging is dat de medewerkers verspreid door Nederland zitten binnen verschillende organisaties. “We moeten het heel erg doen met communicatie op afstand en dat is met onze doelgroep best lastig”. Er wordt veel energie gestoken in het programma onder de aandacht te blijven brengen. Dat doet Jeroen door het heel laagdrempelig aan te bieden. Er wordt gecommuniceerd via nieuwsbrieven, het personeelsblad en de leidinggevenden. Dit begint allemaal al bij het in dienst treden. Iedereen die bij CSU in dienst treedt, krijgt een soort pamflet gemaild met wat er allemaal wordt gedaan in het kader ‘Fris in je werk’.
Uitdaging corona
Er gaan ineens heel veel panden dicht: scholen, kantoren en vakantieparken terwijl in de zorg de aanvraag voor schoonmaak steeg. Altijd gewerkt in een veilige omgeving en nu herplaatst worden naar bijvoorbeeld een ziekenhuis, terwijl dat de brandhaarden zijn. Dat doet iets in de beleving van mensen; weerstand, angst en onbekendheid. “Dat hebben we erkend en heel veel energie in een goede opleiding en instructies gestoken”, zegt Jeroen. CSU en Tzorg hebben er alles aan gedaan om een veilige plek te creëren. Ook waren er heel veel mensen met zorgen, wat leidde tot psychische belasting. Niemand wist wat er ging gebeuren. Daarvoor hebben CSU en Tzorg een telefoondesk geopend waar mensen heel laagdrempelig naar toe konden bellen. “Dat zijn niet de mensen die zwaar depressief zijn en een traject in moeten, maar wel hun zorgen willen uiten. Hun verhaal willen doen en daar wat tips en tools bij willen krijgen”.
Affiniteit met werkplek
“We zijn de crisis goed doorgekomen en hebben veel medewerkers op een goede manier naar een andere werkplek kunnen begeleiden”. In sommige gevallen willen medewerkers zelf graag in de zorg blijven schoonmaken. Als les heeft Jeroen en zijn team daaruit meegenomen om medewerkers veel meer in de breedte op te leiden. Er wordt beter gekeken met welke branche een medewerker affiniteit heeft. Dat is wat betreft Jeroen ook iets waar ze zich binnenkort meer op moeten richten.
Trots
Het meest trots is Jeroen over het programma in de breedte. ‘’Ik vind dat wij als werkgever echt iets heel gaafs aanbieden wat gericht is op onze medewerkers’’. Er worden tal van interventies aangeboden waar medewerkers direct iets aan hebben. Met alle samenwerkingspartners is een nieuw businessmodel ontwikkeld dat aansluit op onze medewerkers.
Jeroen over de samenwerking met HC Health
‘’We hebben echt partnership gecreëerd met HC Health als interventiepartij’’. Er wordt altijd gedacht naar de stip op de horizon en zo komt een hele mooie samenwerking tot stand zegt Jeroen. Wat Jeroen mooi vindt aan HC Health? ‘’Jullie zitten nooit stil en blijven met mooie ontwikkelingen komen’’. Jullie bieden je dienstverlening aan in een breed spectrum, op een manier waar altijd al vraag naar was, maar door corona nog een extremere behoefte naar is gekomen’’. Daarin ervaar ik jullie als heel innovatief, sluit Jeroen af.
