Met deze 7 interventies wordt jouw thuiswerkbeleid een doorslaand succes

Aan de slag met het neerzetten van een thuiswerkbeleid voor jouw organisatie? Beleid is slechts een begin; je wilt voorkomen dat je je blind staart op het naleven van de documenten die je hebt gedeeld met jouw medewerkers. Want wanneer je serieus bent over je doelstelling om teams optimaal te ondersteunen in hun productiviteit dan zul je meer moeten doen dan het handhaven van beleid.

1. Voorkom de belangrijkste valkuilen

In landelijke onderzoeken worden de meest voorkomende problemen steeds duidelijker aantoonbaar: Hoe ga je om met de groei in lichamelijke klachten zoals nek-, schouder- en rugpijn? Hoe voorkom je dat medewerkers een ongezonde levensstijl aannemen met minder beweging, onvoldoende rustmomenten en ongezond eten? En; hoe ga je mentale klachten zoals burn-outs tegen en voorkom je een gevoel van eenzaamheid bij mensen die werken op afstand?

Een integrale kijk op productiviteit

Steeds meer internationale bedrijven investeren in vitaliteitsprogramma’s voor hun medewerkers. Ze zien in dat het een positief effect heeft op het werkplezier en dat de investering zich uitbetaalt in de vorm van een stijging in productiviteit. Ook onderzoeken laten de waarde zien van dergelijke programma’s. Zo deed zorgverzekeraar CZ in 2020 onderzoek naar de impact van vitaliteitsprogramma’s. Daaruit blijkt dat bedrijven die investeren in vitaliteitsprogramma’s er financieel op vooruitgaan door een lager verzuim en een hogere productiviteit. Het onderzoek concludeert dat voor elke euro die wordt geïnvesteerd in zogenaamde leefstijlprogramma’s, er 1,42 euro op wordt terugverdiend. 

Het kan even schakelen zijn: in eerste instantie kun je het gevoel krijgen dat investeren in de zachte kanten van thuiswerken ten koste gaat van de productiviteit van jouw teams. Maar onderzoeken laten keer op keer zien dat juist deze zachte aspecten zoals communicatie, samenwerken, leiderschap en levensstijlen het verschil maken.

2. Nieuwe leiderschap

Julie Wilson, van het Future of Learning Institute op Harvard, vertelt in een interview over werken op afstand: “Leaders need to double down on the fundamentals of good management, including establishing clear goals, running great meetings, communicating clearly and leveraging team members’ individual and collective strengths.”. Eigenlijk zegt ze: waar je met een team op locatie nog wel wat kunt improviseren, val je als slechte manager met een team op afstand snel door de mand.

Sturen op resultaat

Een groot verschil is dat leidinggevenden moeten leren sturen op eindresultaat in plaats van uren en aanwezigheid. Het durven loslaten blijkt een van de grootste uitdagingen hierin. Investeer daarom in het trainen van jouw leidinggevenden zodat ze leren hoe te sturen op resultaat in plaats van tijd. Onderdeel van sturen op resultaat is dat medewerkers zelf de ruimte krijgen om te bedenken hoe ze de resultaten gaan realiseren. Als het om een team effort gaat, laat medewerkers dan samen de werkverdeling bespreken zonder dat leidinggevenden hierin sturen.

Stimuleer een gezonde leefstijl

De groei in fysieke en mentale klachten als gevolg van thuiswerken is vaker aan bod gekomen in dit e-book. Maar welke interventies kun je als organisatie doen om een gezonde levensstijl te stimuleren? Informeren is een eerste stap met bewezen resultaat. Het aanbieden van digitale informatie over vitaliteit en cognitieve gedragstherapie, heeft bewezen impact op depressies en gezondheid. 

Op zoek naar een goed voorbeeld? Eerder publiceerden we het e-book over de 7 gezonde werkgewoontes. Hierin lees je praktische tips over hoe medewerkers energieker, gelukkiger en productiever kunnen zijn in hun werk met behulp van praktische bewegingsoefeningen die je zelfs op je werkplek kunt uitvoeren. Zo lees je bijvoorbeeld dat een lunchwandeling het deel van je brein activeert dat stress tegengaat. Je bent vrij het gratis e-book te delen met jouw medewerkers.

Verbeter de communicatie

Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die je hebt als leidinggevende is om iedereen op de hoogte te houden van voortgang en ontwikkelingen. In een onderzoek uit Harvard Business Review komt naar voren dat medewerkers op afstand een significant grotere kans hebben om zich buitengesloten te voelen dan mensen op kantoor.

Tips voor optimale betrokkenheid

Communicatie is als smeerolie voor betrokkenheid. Hieronder vind je praktische tips die we veel terugzien in onderzoeken en best practices:

Stuur consequent een wekelijkse update met informatie die relevant is voor iedereen binnen je team. 

Geef extra aandacht aan projectplannen. Werken met teams op afstand vereist meer informatie en minder improvisatie. Welke output verwacht je van mensen? Kun je een richtlijn delen over de aanpak? Hoe zijn verantwoordelijkheden afgebakend binnen het project? 

Spreek af, dat wanneer deadlines niet worden gehaald, dit minimaal een dag van tevoren gecommuniceerd wordt binnen het team. Omdat mensen het vervelend vinden dit te moeten mededelen, zal het simpelweg minder voorkomen. Hiernaast zul je zien dat mensen elkaar eerder te hulp schieten. 

Is een medewerker niet bereikbaar op een werkdag? Spreek dan af dat ook dit binnen het team gedeeld wordt. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. 

Stel het verplicht dat medewerkers altijd op werkdagen binnen 24 uur reageren op vragen van leden uit het team. 

Overweeg om te investeren in een interne kennisbank. Een grote uitdaging, vooral voor nieuwe mensen in jouw team, is dat het lastig is om niet direct antwoord te kunnen krijgen op vragen. En wachten op antwoord wanneer je thuis aan de slag bent zorgt voor een enorme belemmering in productiviteit. Met een interne kennisbank kun je dit voor een groot deel ondervangen.

3. Faciliteer werkritme

Bij werken op afstand vervalt het natuurlijk werkritme dat aanwezig was op kantoor. Daarom is het aan te raden afspraken te maken over werkritme en overlegstructuur. In praktijk zien we dat teams die ook voor corona al duidelijke overlegstructuren hadden minder de negatieve kant van thuiswerken ervaren.

Afkijken van bewezen werkprocessen

Een goed voorbeeld zijn software-teams die gebruikmaken van de SCRUM-werkwijze waarin teams worden georganiseerd op basis van een duidelijke werkstructuur. Wekelijkse een-op-een sessies, dagelijkse stand-ups, tweewekelijkse plannings-sessies en sprint presentaties creëren duidelijkheid en zorgen voor betrokkenheid in het team. Kijk in hoeverre je elementen uit dit soort methodieken kunt meenemen in je beleid waarmee je leidinggevenden en medewerkers richting geeft in hun werkritme.

Werk als onderdeel van een druk leven

Jouw leidinggevenden kunnen er voor kiezen om een dag in de week te reserveren voor (team)meetings, of een dag waarin meetings juist worden afgeraden. Op deze manier kunnen medewerkers op afstand beter plannen als het gaat om kinderopvang, opvang voor huisdieren, sport en andere dingen die ze ondernemen tijdens hun vrije uren.

4. Voorkom en signaleer burn-outs

Ervaar jij dat stress en burn-outs groeiende problemen zijn in jouw organisatie? Dan ben je niet de enige. Volgens een nieuw onderzoek van Nationaal Centrum Preventie Stress en Burn-out (NCPSB) is het aantal ‘verborgen burn-outs’ in verband met de coronacrisis toegenomen tot vier miljoen. Recent heeft TNO onderzoek uitgevoerd naar de arbeidssituatie in Nederland door de ogen van bijna 63.000 medewerkers. Hierin worden ook de gevolgen voor werkgevers benoemd. Een medewerker met een psychische beroepsziekte, zoals overspannenheid, burn-out of depressie verzuimt gemiddeld 49 dagen meer dan een medewerker zonder beroepsziekte.

Verkort virtuele meetings

Het is aangetoond dat de mentale belasting van video calls groter is dan fysieke meetings. Voorkom daarom aaneengesloten videomeetings. Ook kun je ervoor kiezen om een richtlijn mee te geven als het gaat om de maximale tijd per meeting. We adviseren klanten om meetings niet langer dan 45 minuten te laten duren. En mocht er toch een aangesloten meeting zijn dan is er een kort rustmoment.

Een-op-eengesprekken op afstand

Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het welzijn van hun teamleden. Vanuit hun rol is het belangrijk dat zij weten hoe ze om moeten gaan met stress en burn-out klachten. Een-op-een gesprekken die worden opgeofferd voor een naderende deadline is iets wat juist nu niet te vaak mag gebeuren. En terugkerende check-ins zijn ook op afstand eenvoudig te organiseren met applicaties als Slack, Teams of andere tools voor samenwerken.

Praktische interventies

Naast scherp zijn op het signaleren van stress en burn-out klachten is het van belang preventieve interventies op te tuigen. Voorkomen is tenslotte beter dan genezen. Met deze vier tips voorkom je burn-outs en bouw je aan vitale teams:

Wanneer leidinggevenden tot diep in de nacht e-mails delen met medewerkers geeft dit een signaal dat dit nodig is om succesvol te zijn binnen jouw organisatie. Teamleden zullen dit gedrag klakkeloos overnemen. Wil je werkstress en burn-outs voorkomen? Dan is het belangrijk dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven. 

Het bespreekbaar maken van ongezond gedrag is nog steeds een grote – uitdaging voor een leidinggevende. Hoewel vitaliteit noodzakelijk is voor het goed kunnen uitvoeren van werk, wordt het vaak niet besproken. Vitaliteit wordt nog steeds gezien als een thema dat behoort tot de privacy van de medewerker. Denk na over hoe je vitaliteit bespreekbaar kunt maken. 

Faciliteer gezond gedrag. Dit betekent dat je medewerkers actief moet stimuleren om pauze te nemen, om tijd flexibel in te delen en om zelfstandig te kunnen werken. 

Natuurlijk kun je verschillende interventies optuigen om burn-outs tegen te gaan en een gezonde levensstijl te bevorderen. Maar uiteindelijk gaan die interventies pas werken wanneer medewerkers hier zelf invulling aan geven. Stuur daarom altijd aan op eigenaarschap.

5. Ook op afstand een sterke bedrijfscultuur

Cultuur bestaat ook buiten de muren van jouw kantoor. Bedrijven die al langer op afstand werken, of uitsluitend op afstand werken, zijn al langer bezig met de vraag hoe je bedrijfscultuur kunt organiseren op afstand. Wanneer je best practices leest van bijvoorbeeld start-up Zapier, gaat het vooral over manieren hoe je de informele kant van werk kunt faciliteren. Wat kun je doen om de gesprekken bij de koffieautomaat toch mogelijk te maken op afstand?

6. Stimuleer informele gesprekken

Digitale tools bieden mogelijkheden, maar in praktijk kunnen medewerkers terughoudend zijn in het delen van verhalen omdat het niet duidelijk is wat er online wordt geaccepteerd. Stimuleer daarom informele vormen van communicatie met tools zoals Slack en Facebook Workplace. GIFs en emoji’s zijn niet langer ongepast. Ontdekte je gisteravond een nieuwe serie op Netflix? Of won je op het nippertje een (online) pubquiz? Geef als leidinggevende het voorbeeld en schroom niet om inzicht te geven in jouw persoonlijke leven.

7. Ga eenzaamheid tegen

Verschillende onderzoeken laten zien dat eenzaamheid een van de grootste uitdagingen is voor mensen die werken op afstand. Het is dan ook geen wonder dat sociale interactie een belangrijke factor is voor medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid. Wat kun je doen om interactie (en vriendschappen) te stimuleren? 

Drie praktische tips om eenzaamheid tegen te gaan:

Wees je bewust van de belangrijke gebeurtenissen van individuele medewerkers. Wens mensen succes en deel complimenten binnen de digitale omgeving van jouw team. Is er iemand jarig? Deel dan videofelicitaties en maak anderen er op attent om dit ook te doen. 

Start jouw digitale meetings met informele gesprekken en kom achter elkaars persoonlijke interesses. Zorg ervoor dat je hier op andere momenten op terugkomt. 

Stuur fysieke cadeaus bij belangrijke gebeurtenissen zoals de geboorte van een kind, maar ook bij kleinere dingen als een flinke verkoudheid.

Betrek medewerkers bij de keuze van deze presentjes extra betrokkenheid te creëren.

Ben je ook benieuwd naar de onderdelen die niet mogen missen in jouw thuiswerkbeleid? Lees dan het artikel: Thuiswerkbeleid: deze onderdelen mogen niet missen in 2021 of download het gratis e-book over thuiswerken voor HR-professionals.