Dit artikel maakt onderdeel uit van het gratis e-book: ‘Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen’ incl. model thuiswerkovereenkomst. Het handboek laat je zien hoe je een thuiswerkbeleid lanceert dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit.
Ben jij werkgever of HR-professional? In deze handleiding lees je alles over hoe je een thuiswerkovereenkomst opstelt. Op basis van een voorbeeld thuiswerkovereenkomst krijg je inzicht in de cruciale onderdelen, relevante wetgeving en weet je precies welke beslissingen je als organisatie maakt voordat je naar een jurist gaat.
Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen
Thuiswerken staat hoog op de agenda van HR-professionals. Maar hoe ontwikkel je een modern thuiswerkbeleid? Je leest het in deze praktische handleiding incl. model thuiswerkovereenkomst voor HR-professionals.
De 7 onderdelen van deze handleiding
1. Wat een thuiswerkovereenkomst is;
2. Wanneer je een thuiswerkovereenkomst nodig hebt;
3. Wat een goede thuiswerkovereenkomst je oplevert;
4. De onderdelen van jouw thuiswerkovereenkomst;
5. Een thuiswerkovereenkomst in 6 stappen;
6. Houd rekening met wetgeving rondom thuiswerken;
7. Slotwoord.
Wat een thuiswerkovereenkomst is
Een thuiswerkovereenkomst is een extra contract aanvullend op jouw arbeidsovereenkomst. Hierin maak je afspraken met individuele medewerkers over werken vanuit huis. Wettelijk gezien is er geen definitie over wat een thuiswerkovereenkomst precies is of wat hier precies in moet staan. Dus wanneer medewerkers structureel of regelmatig thuis gaan werken, kijk je vooral naar de dingen die jij belangrijk vindt om af te stemmen met jouw medewerker. In dit artikel vind je veel voorkomende onderdelen voor jouw overeenkomst. Het is aan jou om te beslissen welke onderdelen jij van belang vindt.
Een thuiswerkovereenkomst verplicht
First things first, een overeenkomst voor thuiswerkende medewerkers is niet verplicht. Toch kiezen veel bedrijven er toch voor omdat ze aanvullende afspraken willen maken over bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van apparatuur nu een groot deel van de medewerkers structureel thuiswerkt. Er is een uitzondering. Een thuiswerkovereenkomst is wèl verplicht wanneer je jouw medewerkers een belastingvrije vergoeding wilt uitkeren voor bijvoorbeeld de inrichting van een thuiswerkplek.
Wanneer jouw medewerkers incidenteel thuiswerken is een thuiswerkovereenkomst niet nodig. In dit geval zijn er vaak al voldoende afspraken opgenomen in jouw arbeidsovereenkomst. Als laatste; het woord thuiswerk heeft verschillende betekenissen. Onder het begrip thuiswerk valt ook het exclusief vanuit huis uitvoeren van werkzaamheden, ook wel telewerken genoemd. Ook in dit geval is een thuiswerkovereenkomst niet geschikt om jouw afspraken in vast te leggen.
Wat een goede thuiswerkovereenkomst je oplevert
Een thuiswerkovereenkomst helpt je om een betere werkgever te zijn. Het spreekt voor zich dat met het schriftelijk vastleggen van afspraken jouw organisatie beter is beschermd in vergelijking tot mondelinge afspraken. En misschien nog wel belangrijker, een heldere overeenkomst creëert duidelijkheid in de arbeidsrelatie met jouw medewerker. Iets wat zorgt voor meer productiviteit, minder vragen en gedoe.
Wanneer je jouw thuiswerkovereenkomst opstelt is er een valkuil dat je verzandt in te veel detail. Gebruik daarom de onderstaande checklist om na te gaan of je met jouw afspraken de positieve kanten van thuiswerken benut en dat je de negatieve kanten tackelt. Het helpt je om een helicopterview te houden.
Kijk of jouw afspraken bijdragen aan de 6 positieve kanten van thuiswerken:
1. Jij en je medewerker hebben minder reiskosten;
2. Je medewerker heeft meer flexibiliteit;
3. Jij bespaart op kantoorruimte en facilitaire kosten;
4. Er is een betere aansluiting op de privé-situatie van de medewerker;
5. Jouw medewerker is extra gemotiveerd en productief;
6. Jij realiseert een verlaging van het verzuim.
Kijk of je met jouw afspraken de 5 negatieve kanten van thuiswerken ondervangt:
1. Je medewerker is minder betrokken;
2. Er is minder contact met collega’s onderling;
3. Je medewerker heeft geen prettige ruimte om te werken;
4. Je medewerker heeft moeite met structuur en regelmaat;
5. Je medewerker vindt het lastig privé en werk te scheiden.
In het e-book 'Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen' geven we een realistisch beeld over thuiswerken en hoe je hier als organisatie mee omgaat. Alleen zo gaat jouw thuiswerkbeleid impact maken!
Belangrijke onderdelen van jouw thuiswerkovereenkomst
Een thuiswerkovereenkomst is niet veel anders dan een arbeidsovereenkomst, met specifieke bepalingen over werken vanuit huis. Je maakt bijvoorbeeld afspraken over werktijden en/of een medewerker spullen mag lenen van kantoor. Met een thuiswerkovereenkomst geef je duidelijkheid over jouw zorgplicht als werkgever en biedt je heldere instructies aan de thuiswerker.
In jouw overeenkomst benoem je in ieder geval voor wie het van toepassing is en hoe thuiswerken wordt ingevuld. Je maakt een lijst van functiegroepen die op regelmatige basis kunnen thuiswerken of je omschrijft juist welke zijn uitgezonderd. In dit onderdeel leg je uit hoe medewerkers goedkeuring krijgen en/of er een maximaal aantal dagen is voor het werken vanuit huis of dat dit wordt bepaald in overleg met de leidinggevende. In het geval van de belastingvrije thuiswerkvergoeding geldt dat een medewerker minimaal 20% van zijn werktijd thuis invult.
Een belangrijk onderdeel zijn de instructies voor een goede werkplek die voldoet aan de Arbowet. Hierbij is het van belang dat je aangeeft dat jouw medewerker verplicht is om deze regels na te leven. Je geeft aan dat jouw medewerker hier zorg voor draagt. Omdat je een zorgplicht hebt zul je streng moeten zijn over het naleven van deze afspraken. Wanneer een medewerker niet kan voorzien in een werkplek die voldoet aan de eisen van de Arbowet is het simpelweg niet mogelijk om thuis te werken. Deze eisen gaan bijvoorbeeld over het ongestoord kunnen werken in een ruimte met voldoende licht en het kunnen werken aan een bureau en computer die op de juiste hoogte is afgesteld. Ook is het van belang aan te geven dat wanneer er fysieke of mentale klachten ontstaan die het gevolg zijn van het thuiswerken deze direct moeten worden gemeld. Jij als werkgever bent wettelijk verplicht om erop toe te zien dat een personeelslid de aanwijzingen opvolgt, maar kan tegelijkertijd tegen privacywetgeving aanlopen. Maak daarom heldere afspraken. Zo kun je opnemen dat jij als werkgever een jaarlijkse controle van de werkplek uitvoert, of dat de medewerker dit zelf doet op basis van een checklist die getekend moet worden.
Bureaus, stoelen en webcams: tijdens thuiswerken worden er nogal wat spullen verplaatst van kantoor naar de thuiswerkplek. Daarom zien we vaak terug dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over het uitlenen van apparatuur en het eigendom. In dit geval wordt er vaak benoemd wat er gebeurt wanneer spullen niet worden geretourneerd.
Verder heb je aandacht voor het gebruik van software zoals telecommunicatiemiddelen. Stel je het verplicht om medewerkers gebruik te laten maken van een beveiligde VPN-verbinding of het gebruik van multifactorauthenticatie? Ook geef je aan hoe jouw medewerkers hierin ondersteund of gecompenseerd kunnen worden. Wanneer je gebruik wilt gaan maken van monitor software omschrijf je duidelijk wat er gemonitord wordt en op welke manier. Goed om te weten: je kunt alleen een belastingvrije thuiswerkvergoeding schenken wanneer jouw medewerkers verplicht gebruikmaken van ‘telecommunicatiemiddelen’, zorg er daarom voor dat je dit nadrukkelijk benoemt in jouw overeenkomst.
Een thuiswerkovereenkomst in 6 stappen
Hoe zet je een eerste stap? Je hebt gelezen over belangrijke onderdelen, relevante wetgeving en meer. Nu is het zaak om een overleg te organiseren waarin je de belangrijkste punten bij langsloopt en samen beslissingen over neemt over de inhoud van jouw overeenkomst.
Onder vind je een samenvatting van 6 thema’s die je tijdens zo’n overleg kunt behandelen. Met deze checklist weet je dat je jouw basisafspraken op orde hebt. Bovendien houd je direct rekening met de voorwaarden rondom het verstrekken van een belastingvrije thuiswerkvergoeding mocht je daartoe besluiten.
1. Bepaal jouw definitie van thuiswerken
2. Beslis of je medewerkers wilt compenseren voor thuiswerken
3. Bepaal hoe je medewerkers Arbowet laat naleven
4. Beslis welke software je verplicht stelt
5. Besluit of je een controlesysteem wilt op gemaakte uren
6. Bepaal hoe je jouw medewerkers wilt ondersteunen met thuiswerken
Met de output van jouw sessie ga je naar een juridisch specialist die je helpt om jouw afspraken om te zetten naar een waterdicht contract. Hiervoor zal de output van jouw overleg worden aangevuld met bijvoorbeeld afspraken rondom de gevolgen van het overtreden van het thuiswerkprotocol en het benoemen van de omstandigheden waarin je jouw protocol kunt intrekken.
Houd rekening met wetgeving rondom thuiswerken
Los van de afspraken die jij wilt overeenkomen houd je rekening met een aantal wettelijke bepalingen. Ten eerste is er de Arbowet, we hebben hem al benoemd. In principe ben jij als werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Je kunt ervoor kiezen om de thuiswerkplek zelf in te richten of om een deskundige of de medewerker zelf te laten controleren aan de hand van een checklist. In praktijk zie je dat de meeste thuiswerkovereenkomsten zijn voorzien van een lijst van punten voor je medewerker om dit zelf te doen.
Kijk hiernaast naar de wet flexibel werken (WFW). Elke medewerker heeft het recht om aanspraak te maken op thuiswerken. Dit betekent dat je zijn verzoek serieus in overweging moet nemen en alleen kunt afwijzen als je daar een goede reden voor hebt. Aanvullende eisen zijn o.a. over dat jouw medewerker pas na 26 weken na zijn indiensttreding zijn eerste verzoek doen, dat dit maar 1 keer per jaar mag en dat je een afwijzing moet bespreken.
Als er binnen je bedrijf een cao geldt, dan kunnen daar aanvullende afspraken staan over flexibele arbeidstijden en thuiswerken. Je mag afwijkende afspraken met je medewerker maken, maar niet ten nadele van hem. Wees daarom goed op de hoogte van afspraken die er al liggen voordat je jouw thuiswerkovereenkomst opstelt.
Voor het belastingvrij schenken van een thuiswerkvergoeding gelden een aantal regels. Een uitgangspunt is de richtlijnen van het NIBUD, hiernaast is het van belang dat je kunt aantonen dat de medewerker minimaal 1 dag per week vanuit huis werkt (ofwel 20% op basis van een fulltime dienstbetrekking). In dat geval mag je jouw medewerker € 1.815 (inclusief btw) betalen om zijn thuiswerkplek in te richten. Dit belastingvoordeel heb je een keer per 5 jaar. Houd er rekening mee dat er een getekende thuiswerkovereenkomst moet zijn, dat je moet kunnen aantonen dat jouw medewerker gebruikmaakt van telecommunicatiemiddelen en dat de inrichting van de werkplek voldoet aan eisen van de Arbowet.
Veel medewerkers ontvangen een reiskostenvergoeding voor hun woon-werkverkeer. Hoe werkt dit als een medewerker in afwijking van de normale situatie thuis gaat werken? Vaak bevat de arbeidsovereenkomst, de cao of een personeelshandboek een bepaling over het wel of niet doorbetalen van een reiskostenvergoeding in geval de medewerker deze kosten niet maakt. In dat geval zijn die afspraken leidend. Hierbij is er een verschil tussen het uitkeren van een vergoeding op declarabele basis, of dat het om een vaste onkostenvergoeding gaat. In dit eerste geval valt er niets te declareren, omdat de medewerker de reis niet maakt. In het tweede geval ligt dat wat ingewikkelder en zul je hier scherp op moeten zijn in verband met mogelijke fiscale consequenties. Werkgevers mogen een bedrag tot € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan medewerkers, maar wanneer deze kosten niet daadwerkelijk zijn gemaakt kan dit gevolgen hebben bij de belastingdienst.
Slotwoord
Met het opstellen van afspraken kan er de indruk ontstaan dat de verantwoordelijkheid van goed en vitaal thuiswerken bij de medewerker ligt. Dit is niet het geval, dus wees je bewust van jouw zorgplicht als werkgever. Ook wanneer mensen werken vanuit huis.
Dit artikel heeft je in hoofdlijnen laten zien welke afspraken jij kunt maken met jouw medewerkers. Vanzelfsprekend verschillen de aandachtspunten per organisatie en arbeidsovereenkomst. Laat jouw thuiswerkovereenkomst altijd controleren door een juridisch specialist.
