Voldoe aan de zorgplicht voor werkgevers met deze checklist

Veel HR-professionals zijn bezig met het ontwikkelen of herzien van hun thuiswerkbeleid. Voor jouw nieuwe HR-beleid houd je altijd rekening met wet- en regelgeving. Denk hierbij onder andere aan de thuiswerkovereenkomst en zorgplicht als werkgever. Misschien is het niet de leukste stap als HR-professional, maar zeker een die je niet kunt overslaan.

Ook voor thuiswerkbeleid is dit relevant. Voordat je jouw beleid introduceert binnen jouw organisatie is het van belang dat hier met een juridische bril naar gekeken wordt. Met deze inzichten scherp je jouw beleid aan, zorg je ervoor dat jouw medewerkers weten wat er wettelijk van hen verwacht wordt en voorkom je vervelende claims. Of je nu een kleine organisatie bent of een grote club: in dit artikel vind je een introductie als het gaat om relevante wetgeving die relevant is voor jouw nieuwe thuiswerkbeleid.

De thuiswerkovereenkomst

Thuiswerken vraagt om goede afspraken. Om misverstanden te voorkomen, kun je die vastleggen in een zogenaamde thuiswerkovereenkomst. De thuiswerkovereenkomst is in de meeste gevallen een arbeidsovereenkomst, maar kan ook de vorm hebben van een overeenkomst voor een opdracht of aanneming van werk. Een thuiswerkovereenkomst is vooral zinvol wanneer het gaat om structureel thuiswerk. Thuiswerken op incidentele basis kun je meestal vastleggen binnen de gebruikelijke arbeidsovereenkomst. 

Zo heb je als werkgever een verplichte zorgplicht om jouw medewerkers te informeren over arbeidsrisico’s en geef je instructies hoe die risico’s zijn te beperken. Die geldt wanneer medewerkers hun werk doen vanuit kantoor, maar ook wanneer dit vanuit huis gebeurt. Door deze onderwerpen op te nemen in jouw thuiswerkovereenkomst toon je aan dat je jouw medewerker hebt gewezen op risico’s en gevaren en laat je zien dat je aan jouw zorgplicht voldoet.

Jouw zorgplicht als werkgever

Waar je aan moet voldoen

Werkt jouw medewerker minimaal twee uur per week vanuit huis met een computer of laptop? Dan ben je als werkgever verplicht om een thuiswerkplek te creëren die veilig is en aan de Arbowet voldoet, iets wat je terugvindt in artikel 3 van de Arbowet. Ook in het Arbeidsomstandighedenbesluit, specifiek de artikelen 1.43 tot en met 1.53 is er aandacht voor een goede werkplek. Zo lees je bijvoorbeeld dat de werkplek ergonomisch moet zijn ingericht, ongeacht waar die werkplek zich bevindt. Dat geldt dus ook voor thuis.

Deze wetgeving is relevant voor jouw zorgplicht als werkgever wanneer jij thuiswerken direct of indirect verplicht stelt, gedoogd of dat er afspraken zijn gemaakt over thuiswerken.

Dit zijn de belangrijkste punten van aandacht:

Als werkgever heb je een zorgplicht en moet je er zeker van zijn dat jouw medewerkers de beschikking hebben over een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek, goede verlichting en een rustige werkomgeving.

Je bent als werkgever verplicht om je medewerkers actief te instrueren.

Hoe een medewerker veilig en gezond zijn werk kan doen, moet een terugkerend onderwerp van gesprek zijn.

Thuiswerken gaat om een gedeelde verantwoordelijkheid. Dat betekent dat medewerkers gevaren voor hun veiligheid of vitaliteit direct moeten melden.

Werkgevers zijn niet verantwoordelijk voor aspecten zoals brandbestrijding, vluchtwegen en valgevaar bij de medewerker thuis, en ook niet op andere tijdelijke werkplekken.

Werkgevers risico’s en zorgplicht

Als jij als werkgever er niet zeker van bent dat de werkplek thuis aan ergonomische eisen voldoet mogen medewerkers niet langer dan 2 uur beeldschermwerk verrichten. Wanneer je niet voldoet aan wetgeving kun je aansprakelijk worden gehouden voor eventuele letselschade. Wanneer je als werkgever voldoet aan wetgeving help je medewerkers gezondheidsklachten voorkomen en voorkom je claims. Kortom, je voldoet als werkgever aan je zorgplicht.

Zo pak je als werkgever je zorgplicht aan

Maar hoe weet je of dat goed gaat op afstand en als werkgever voldoet aan je zorgplicht? Er zijn een paar manieren om hier praktisch invulling aan te geven. Je kunt bijvoorbeeld aan je medewerkers vragen om een foto te delen die (met toestemming van de medewerker) wordt beoordeeld door een interne deskundige. Ook is het mogelijk om de thuiswerkplek door de medewerker zelf te laten beoordelen, bijvoorbeeld aan de hand van een checklist. Jouw medewerker deelt vervolgens deze beoordeling. Online vind je verschillende checklists zoals die van TNO of die we vanuit HC Health hebben ontwikkeld.

Via onze website kun je eenvoudig de werkplek inventarisatielijst downloaden en deze delen met jouw medewerkers. Verzamel de ingevulde formulieren en verwerk deze ter evaluatie in een spreadsheet. Zo heb je inzichtelijk wat er nodig is om te voldoen aan de Arbowet. Op basis van jouw inventarisatie kun je de modelovereenkomsten opstellen zoals een aanvullende thuiswerkovereenkomst. En wanneer werkplekken niet voldoen kun je bijvoorbeeld een Webinar organiseren waarbij je jouw medewerkers adviseert over hun werkplek.

Overige relevante wetgeving

Burgerlijk Wetboek en zorgplicht voor werkgevers

Ook bij thuiswerken zijn er afspraken nodig over waar en wanneer het werk wordt gedaan. Dit vind je terug in artikel 7:655 van het Burgerlijk Wetboek. Als werkgever moet kunnen aangeven welke werkzaamheden thuiswerkers verrichten en welke middelen zij daarbij gebruiken. Hierbij is het belangrijkste dat jouw medewerker zich niet in een onveilige situatie begeeft, iets wat je leest in artikel 7:658.

Wet flexibel werken

Artikel 2 van de wet flexibel werken bepaalt dat een medewerker kan vragen om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd. Dit verzoek moet minstens twee maanden voor ingang van de wijziging schriftelijk worden ingediend. Werkgevers zijn verplicht om te overleggen en mogen het verzoek alleen afwijzen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang. Wanneer je het verzoek om wijziging van arbeidsplaats, arbeidsduur of werktijd afwijst, mag de medewerker na twaalf maanden opnieuw een verzoek indienen.

Thuiswerkvergoeding

Overweeg je een thuiswerkvergoeding? Jaarlijks mogen werkgevers 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Komt de fiscale loonsom boven 400.000 euro uit, dan is de vrije ruimte voor het bedrag daarboven 1,2 procent. Door corona is in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent. Als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in jouw vrije ruimte wilt onderbrengen, moet je ze als eindheffingsloon aanwijzen. Dan betaal je er geen loonbelasting over. Je kunt een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als je nog vrije ruimte over hebt. Zit je al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent) dan moet je 80 procent belasting betalen over al het andere dat je aan de medewerker verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

Instemmingsrecht ondernemingsraad

Veel aspecten van een thuiswerkbeleid vallen onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Hiernaast heb je in veel gevallen te maken met instemmingsrecht of adviesrecht van de OR dus vergeet niet om de ondernemingsraad te betrekken bij jouw nieuwe beleid. Zo kunnen nieuwe afspraken gevolgen hebben voor de risico-inventarisatie en -evaluatie, iets wat je terugvindt in artikel 27 van de WOR. Hierbij kunnen er gevolgen zijn voor de arbeidstijden of arbeidsomstandighedenregeling. Ook wanneer je kiest voor een personeelscontrolesysteem voor thuiswerkers kan dit niet zonder instemming van de OR. Net als zaken zoals inkrimping, uitbreiding of andere wijzigingen van de onderneming zijn deze punten instemmingsplichtig.

Privacywetgeving en zorgplicht voor werkgevers

Hoe kun je controleren of een medewerker thuis ook wel echt werkt? Volgens de privacywetgeving hoef je als medewerker je werkgever niet zomaar binnen te laten om op locatie de werkplek te bekijken. Toch is het als werkgever cruciaal om controle uit te voeren op de werkplek en jouw zorgplicht. Wij adviseren daarom om dit vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. In dit geval neem je op dat je toestemming hebt om een huisbezoek te doen wanneer er signalen zijn dat de werkplek niet voldoet aan wettelijk gestelde eisen. Hoe zwaar laat jij de juridische kant meewegen in jouw thuiswerkbeleid?

Ben je ook benieuwd naar de onderdelen die niet mogen missen in jouw thuiswerkbeleid? Lees dan het artikel: ‘Thuiswerkbeleid: deze onderdelen mogen niet missen in 2021‘ of download het gratis e-book over thuiswerken voor HR-professionals.