Thuiswerkbeleid; deze onderdelen mogen niet missen
Bij het opstellen van een thuiswerkbeleid is het belangrijk dat de contouren van wat thuiswerken voor jouw organisatie betekent duidelijk worden vastgelegd én dat dit ook duidelijk wordt overgebracht. Hoe dit je dit precies aanpakt? Dat leggen we haarfijn uit in dit artikel.
Dit artikel maakt onderdeel uit van het gratis e-book: ‘Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen’ incl. model thuiswerkovereenkomst. Het handboek laat je zien hoe je een thuiswerkbeleid lanceert dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit.
Introductie
In dit artikel laten we je zien hoe je jouw thuiswerkbeleid formuleert of voorziet van een update. Hiervoor organiseer je bijvoorbeeld een of meerdere (online) brainstormsessies om de contouren vorm te geven van jouw beleid. Dergelijke contouren van een thuiswerkbeleid zijn bijvoorbeeld:
Gedurende twee uur worden ideeën met verschillende thema’s gedeeld, worden de ideeën gegroepeerd en worden er vervolgens keuzes gemaakt. De output van deze sessie vormt de basis van jouw thuiswerkbeleid.
Het hoe en waarom van een thuiswerkbeleid?
Jouw thuiswerkbeleid is een overeenkomst, vaak als onderdeel van de arbeidsovereenkomst, waarin staat hoe medewerkers kunnen werken vanuit locaties buiten kantoor. De overeenkomst kan tijdelijk zijn of of permanent. In de overeenkomst staat bijvoorbeeld wie op afstand mag werken, wat de best practices zijn en geven aan wat rechten zijn van medewerkers als het gaat om wetgeving. Een thuiswerkovereenkomst gaat vaak verder dan bepalingen rondom flexibel werken binnen de arbeidsovereenkomst. Om die reden wordt het vaak als losse overeenkomst opgesteld.
Lees meer over thuiswerkovereenkomsten in ons artikel ‘Een thuiswerkovereenkomst in 6 stappen (incl. gratis voorbeeld)’.
Verruiming thuiswerkbeleid
De Nederlandse website pwnet.nl publiceerde een onderzoek specifiek over thuiswerkbeleid. Hierin komt naar voren dat de meeste organisaties (71,5%) ook voor de coronacrisis al beleid voerde rondom thuiswerken. Ruim driekwart van de respondenten (75,2%) verwacht dat het bestaande thuiswerkbeleid zal veranderen, omdat werkgevers afspraken rondom thuiswerken willen verruimen, ook na de coronacrisis. Internationaal horen we vergelijkbare geluiden. In het eerdergenoemde onderzoek in Engeland komt naar voren, dat ruim de helft van bedrijven die op afstand werken (of die stimuleren dit deels te doen), beschikken over een thuiswerkbeleid. De twee belangrijkste redenen die worden genoemd zijn: het duidelijk willen communiceren naar medewerkers wat er van ze verwacht wordt en het regelen van de aansprakelijkheid.
Met het e-book ‘Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen’ geven we een realistisch beeld over thuiswerken en hoe je hier als organisatie mee kunt omgaan. Alleen zo gaat jouw thuiswerkbeleid impact maken!
De voorbereiding van jouw (digitale) brainstorm voor het thuiswerkbeleid
Tijdens een interne brainstorm presenteer je de conclusies van de eerste fase aan een kleine groep van drie tot zes personen uit je organisatie. Deze sessie bereid je goed voor door naast je onderzoeksresultaten ook een duidelijke uitleg te geven over jullie huidige beleid en de scope van je nieuwe thuiswerkbeleid.
Weet welke afspraken er al zijn
Begin bij het begin. Voordat jullie de diepte induiken, is het goed om de scope te bepalen van het nieuwe beleid. Wat is er precies opgenomen in de arbeidsovereenkomst als het gaat om flexibel werken? Zorg ervoor dat je helder hebt, hoe het thuiswerkbeleid dat je opstelt toegevoegde waarde heeft ten opzichte van de arbeidsovereenkomst en de huidige afspraken op het gebied van flexibel werken. Uiteindelijk wil je bij de aanvang van je brainstorm, eenvoudig kunnen presenteren hoe het nieuwe beleid moet gaan passen binnen de bestaande afspraken van de arbeidsovereenkomst.
Essentiële thema’s tijdens de brainstorm voor het thuiswerkbeleid
De goedkeuringsprocedure van het thuiswerkbeleid
Tijdens de sessie kun je bijvoorbeeld beginnen met jouw inleiding. Je presenteert de onderzoeksresultaten en je voorwerk. Een eerste discussiepunt is, in hoeverre medewerkers goedkeuring aanvragen om te mogen werken vanuit huis. Is het nodig? Of kunnen de medewerkers voor wie het relevant is direct gebruikmaken van het thuiswerkbeleid? Wanneer je verwacht dat er een goedkeuring is per medewerker, is het verstandig om samen te bepalen hoe dit proces in zijn werk zal gaan. Op welke manier kunnen mensen goedkeuring vragen? Wie kent het toe? Is het van belang dat er een periode aan gekoppeld wordt?
Formuleer jouw definitie
Dan de definitie rondom flexibiliteit. Betekent flexibel werken voor jouw organisatie dat mensen wel van 9 tot 5 werken, maar dat dit alleen op verschillende locaties mogelijk is? Hebben mensen een of meerdere vaste thuiswerkdagen? Verwacht je dat medewerkers voor bepaalde vergaderingen op locatie aanwezig zijn? Of hebben medewerkers alle vrijheid om hun uren flexibel in te vullen zoals ze willen, zolang ze het maar tijdig communiceren met het team?
Bereikbaarheid van medewerkers
Bereikbaarheid is een derde punt van aandacht. Wil je dat jouw medewerkers op vaste tijden bereikbaar zijn? Verwacht je dat werknemers hun telefoon doorschakelen? Is het nodig om mensen een telefoon van de zaak te geven? Op welke manier wordt er gecommuniceerd naar het team, als mensen niet bereikbaar zijn?
Urenverantwoording
Een volgend punt is de urenverantwoording. Is dit nodig? Zo ja, op welke manier ga je dit borgen? We zien een wildgroei aan ‘surveillance software’ of verplichte check-ins. Traditionele bedrijven zijn naarstig op zoek naar tools om het aantal actieve werkuren van thuiswerkers te kunnen monitoren. Pas hiermee op. In veel gevallen werkt dit averechts. Thuiswerken geeft juist aanleiding om eindelijk de verschuiving te maken naar sturen op resultaten in plaats van op aanwezigheid. Onderzoeken hebben voldoende aangetoond dat de productiviteit op peil blijft op afstand of zelfs verbetert, wanneer medewerkers op afstand werken. Maak dus een voor ieder duidelijk thuiswerkbeleid.
Communicatie en samenwerken
Een volgend onderwerp is communicatie. Verken wat er verwacht wordt van medewerkers over de manier van communiceren, wanneer ze op afstand werken. Hoe delen ze met het team wanneer ze beschikbaar zijn? Is er een gedeelde kalender waar melding wordt gemaakt? Moeten ze beschikbaar zijn op Slack tijdens werktijd? Welk type overleg gebeurt via video-conferencing? Zijn er meetings die per se op kantoor plaatsvinden? Maak bijvoorbeeld afspraken over welke kanalen de voorkeur hebben om (veilig) te communiceren en geef aan welke communicatie via welk kanaal loopt.
Gebruik van software
Dan de tools. Zorg ervoor dat je jouw IT-afdeling betrekt bij het opstellen van jouw policy om de digitale veiligheid te garanderen. Hoe loggen mensen op afstand in op het netwerk? Hebben ze een VPN-toegang nodig? Wordt er een laptop en telefoon gefaciliteerd? Ga je ervan uit dat ze dit zelf regelen of worden ze hierin ondersteund? Verken in deze stap in welke mate jouw organisatie moet investeren in software en hardware. Het kiezen voor de juiste tools heeft impact op de productiviteit van jouw team en dus op het succes van jouw thuiswerkbeleid. Zo zorgde de introductie van video-calling voor een productiviteits-boost van 20 procent, aldus een internationaal onderzoek uit 2018. Werken jullie al met centrale projectmanagement-software zoals Monday, Asana, JIRA of Basecamp, of is dit moment aanleiding om ermee te gaan werken?
Thuiswerkvergoeding
Thuiswerken kost een werknemer geld. Een aantal voorbeelden zijn: computers gebruiken stroom, de verwarming staat aan, koffie en thee komen voor eigen rekening en de wc wordt vaker doorgetrokken. Overweeg je een vaste thuiswerkvergoeding? Stel je team dan de vraag: hoe willen we hier invulling aan gaan geven? Voor wie geldt deze vergoeding? Goed om te weten: in veel gevallen kun je werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven als onderdeel van de verruimde Werkkostenregeling.
Lees meer over thuiswerkvergoedingen in ons artikel "Thuiswerkvergoeding; 6 voorbeelden op een rij"
Gebruik de input en ontwikkel een outline
Maak iemand verantwoordelijk voor het notuleren en samenvatten van alle input in de vorm van een outline. Hierbij is het belangrijk, dat je ook kijkt naar je bestaande beleid en in hoeverre het thuiswerkbeleid hier impact op heeft. Het is immers zo, dat jouw thuiswerkbeleid ook impact heeft op mensen die niet thuiswerken. Wanneer jouw medewerkers op kantoor geen webcams hebben, wordt het lastig voor jouw remote medewerkers om op afstand te communiceren. De kans is daarom groot dat je ook je arbeidsovereenkomst op bepaalde onderdelen wilt updaten.
Test de werkovereenkomst van jouw thuiswerkbeleid in praktijk
Inmiddels heb je waardevolle stappen gezet en ligt er een outline voor je thuiswerkovereenkomst. Nu is het tijd om de details uit te werken in samenwerking met jouw afdelingshoofden. Bespreek met de leidinggevenden of er mensen zijn die extra begeleiding nodig hebben, om het thuiswerkbeleid tot een succes te maken. Zorg ervoor dat je met verschillende afdelingen uit je bedrijf de voorwaarden doorspit, voordat je het document definitief maakt. Zo kun je in deze fase erachter komen, dat er aanpassingen nodig zijn op basis van teams of afdelingen. Ook kan het zijn, dat je uitzonderingen wilt opnemen op basis van bijvoorbeeld tijdzone, senioriteit of bepaalde organisatie brede rollen. Probeer volledig te zijn, maar houd in je achterhoofd dat een thuiswerkovereenkomst een levend document is dat waarschijnlijk regelmatig moet worden geüpdatet door snel veranderende wetgeving.
Thuiswerkbeleid tips van de expert
Een goed voorbeeld van interventies die veel impact hebben, is coaching op het gebied van thuiswerken. Bij opdrachtgevers zoals Aon, ANWB, Nationale Nederlanden, TNO en ABN AMRO zien we echte gedragsverandering bij een-op-een aandacht. Ook internationaal zijn er talloze succesverhalen van blended learning trajecten waarin coaching (op afstand) een belangrijke rol speelt.
Wat zijn de speerpunten van het thuiswerkbeleid van jouw organisatie?
Voldoet jouw thuiswerkbeleid eigenlijk wel aan de laatste wetgeving? Lees het praktische artikel ‘Een handige juridische checklist voor jouw thuiswerkbeleid’ of download het gratis e-book over thuiswerken voor HR-professionals.
