Thuiswerkbeleid

‘Een thuiswerkovereenkomst in 6 stappen mét gratis voorbeeld thuiswerkovereenkomst’

Sander de Casparis

Sander de Casparis

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email

Ben jij werkgever of HR-professional? In deze handleiding lees je alles over hoe je een thuiswerkovereenkomst opstelt. Op basis van een voorbeeld thuiswerkovereenkomst krijg je inzicht in de cruciale onderdelen, relevante wetgeving en weet je precies welke beslissingen je als organisatie maakt voordat je naar een jurist gaat. 

Download het e-book

Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen

Lanceer een thuiswerkbeleid dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit.

De 8 onderdelen van deze handleiding:

  1. Wat een thuiswerkovereenkomst is
  2. Wanneer je een thuiswerkovereenkomst nodig hebt
  3. Voorbeeld thuiswerkovereenkomst
  4. Wat een goede thuiswerkovereenkomst je oplevert
  5. De onderdelen van jouw thuiswerkovereenkomst
  6. Een thuiswerkovereenkomst in 6 stappen
  7. Houd rekening met wetgeving rondom thuiswerken
  8. Tenslotte

Wat een thuiswerkovereenkomst is

Een thuiswerkovereenkomst is een extra contract aanvullend op jouw arbeidsovereenkomst. Hierin maak je afspraken met individuele werknemers over werken vanuit huis. Wettelijk gezien is er geen definitie over wat een thuiswerkovereenkomst precies is of wat hier precies in moet staan. Dus wanneer werknemers structureel of regelmatig thuis gaan werken, kijk je vooral naar de dingen die jij belangrijk vindt om af te stemmen met jouw medewerker. In dit artikel vind je veel voorkomende onderdelen voor jouw overeenkomst. Het is aan jou om te beslissen welke onderdelen jij van belang vindt. 

Een thuiswerkovereenkomst verplicht

First things first, een overeenkomst voor thuiswerkende medewerkers is niet verplicht. Toch kiezen veel bedrijven er toch voor omdat ze aanvullende afspraken willen maken over bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van apparatuur nu een groot deel van de werknemers structureel thuiswerkt. Er is een uitzondering. Een thuiswerkovereenkomst is wèl verplicht wanneer je jouw werknemer een belastingvrije vergoeding wilt uitkeren voor bijvoorbeeld de inrichting van een thuiswerkplek. 

Wanneer jouw werknemers incidenteel thuiswerken is een thuiswerkovereenkomst niet nodig. In dit geval zijn er vaak al voldoende afspraken opgenomen in jouw arbeidsovereenkomst. Als laatste; het woord thuiswerk heeft verschillende betekenissen. Onder het begrip thuiswerk valt ook het exclusief vanuit huis uitvoeren van werkzaamheden, ook wel telewerken genoemd. Ook in dit geval is een thuiswerkovereenkomst niet geschikt om jouw afspraken in vast te leggen.

Met het e-book “Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen” geven we een realistisch beeld over thuiswerken en hoe je hier als organisatie mee omgaat. Alleen zo gaat jouw thuiswerkbeleid impact maken!
Sander de Casparis
Medeoprichter HC Health

Voorbeeld thuiswerkovereenkomst

Wat een goede thuiswerkovereenkomst je oplevert

Een thuiswerkovereenkomst helpt je om een betere werkgever te zijn. Het spreekt voor zich dat met het schriftelijk vastleggen van afspraken jouw organisatie beter is beschermd in vergelijking tot mondelinge afspraken. En misschien nog wel belangrijker, een heldere overeenkomst creëert duidelijkheid in de arbeidsrelatie met jouw werknemer. Iets dat zorgt voor meer productiviteit, minder vragen en gedoe. 

Wanneer je jouw thuiswerkovereenkomst opstelt is er een valkuil dat je verzandt in te veel detail. Gebruik daarom de onderstaande checklist om na te gaan of je met jouw afspraken de positieve kanten van thuiswerken benut en dat je de negatieve kanten tackelt. Het helpt je om een helikopterview te houden.

Kijk of jouw afspraken bijdragen aan de 6 positieve kanten van thuiswerken: 

  • Jij en je werknemer hebben minder reiskosten
  • Je werknemer heeft meer flexibiliteit
  • Jij bespaart op kantoorruimte en facilitaire kosten
  • Er is een betere aansluiting op de privé-situatie van de werknemer
  • Jouw werknemer is extra gemotiveerd en productief
  • Jij realiseert een verlaging van het verzuim

Kijk of je met jouw afspraken de 5 negatieve kanten van thuiswerken ondervangt: 

  • Je werknemer is minder betrokken
  • Er is minder contact met collega’s onderling
  • Je werknemer heeft geen prettige ruimte om te werken
  • Je werknemer heeft moeite met structuur en regelmaat
  • Je werknemer vindt het lastig privé en werk te scheiden

Belangrijke onderdelen van jouw thuiswerkovereenkomst

Een thuiswerkovereenkomst is niet veel anders dan een arbeidsovereenkomst, met specifieke bepalingen over werken vanuit huis. Je maakt bijvoorbeeld afspraken over werktijden en of een werknemer spullen mag lenen van kantoor. Met een thuiswerkovereenkomst geef je duidelijkheid over jouw zorgplicht als werkgever en biedt je heldere instructies aan de thuiswerker. 

In jouw overeenkomst benoem je in ieder geval voor wie het van toepassing is en hoe thuiswerken wordt ingevuld. Je maakt een lijst van functiegroepen die op regelmatige basis kunnen thuiswerken of je omschrijft juist welke zijn uitgezonderd. In dit onderdeel leg je uit hoe werknemers goedkeuring krijgen en of er een maximaal aantal dagen is voor het werken vanuit huis of dat dit wordt bepaald in overleg met de leidinggevende. In het geval van de belastingvrije thuiswerkvergoeding geldt dat een werknemer minimaal 20% van zijn werktijd thuis invult. 

Een belangrijk onderdeel zijn de instructies voor een goede werkplek die voldoet aan de Arbowet. Hierbij is het van belang dat je aangeeft dat jouw medewerker verplicht is om deze regels na te leven. Je geeft aan dat jouw medewerker hier zorg voor draagt. Omdat je een zorgplicht hebt zul je streng moeten zijn over het naleven van deze afspraken. Wanneer een werknemer niet kan voorzien in een werkplek die voldoet aan de eisen van de Arbowet is het simpelweg niet mogelijk om thuis te werken. Deze eisen gaan bijvoorbeeld over het ongestoord kunnen werken in een ruimte met voldoende licht en het kunnen werken aan een bureau en computer die op de juiste hoogte is afgesteld. Ook is het van belang aan te geven dat wanneer er fysieke- of mentale klachten ontstaan die het gevolg zijn van het thuiswerken deze direct moeten worden gemeld. Jij als werkgever bent wettelijk verplicht om erop toe te zien dat een personeelslid de aanwijzingen opvolgt, maar kan tegelijkertijd tegen privacywetgeving aanlopen. Maak daarom heldere afspraken. Zo kun je opnemen dat jij als werkgever een jaarlijkse controle van de werkplek uitvoert, of dat de werknemer dit zelf doet op basis van een checklist die getekend moet worden. 

Bureaus, stoelen en webcams: tijdens thuiswerken worden er nogal wat spullen verplaatst van kantoor naar de thuiswerkplek. Daarom zien we vaak terug dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over het uitlenen van apparatuur en het eigendom. In dit geval wordt er vaak benoemd wat er gebeurt wanneer spullen niet worden geretourneerd. 

Verder heb je aandacht voor het gebruik van software zoals telecommunicatiemiddelen. Stel je het verplicht om medewerkers gebruik te laten maken van een beveiligde VPN-verbinding of het gebruik van multifactor-authenticatie? Ook geef je aan hoe jouw medewerkers hierin ondersteund of gecompenseerd kunnen worden. Wanneer je gebruik wilt gaan maken van monitor software omschrijf je duidelijk wat er gemonitord wordt en op welke manier. Goed om te weten: je kunt alleen een belastingvrije thuiswerkvergoeding schenken wanneer jouw medewerkers verplicht gebruikmaken van ‘telecommunicatiemiddelen’, zorg er daarom voor dat je dit expliciet benoemt in jouw overeenkomst.

Een thuiswerkovereenkomst in 6 stappen

Hoe zet je een eerste stap? Je hebt gelezen over belangrijke onderdelen, relevante wetgeving en meer. Nu is het zaak om een overleg te organiseren waarin je de belangrijkste punten bij langsloopt en samen beslissingen over neemt over de inhoud van jouw overeenkomst.

Onder vind je een samenvatting van 6 thema’s die je tijdens zo’n overleg kunt behandelen. Met deze checklist weet je dat je jouw basisafspraken op orde hebt. Bovendien houd je direct rekening met de voorwaarden rondom het verstrekken van een belastingvrije thuiswerkvergoeding mocht je daartoe besluiten. 

  1. Bepaal jouw definitie van thuiswerken:
    • Welke dagen en uren werken medewerkers vanuit huis?
    • Is aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor verplicht? 
    • Hoe borgen we het minimaal aantal uur dat mensen werken vanuit huis?
  2. Beslis of je medewerkers wilt compenseren voor thuiswerken:
    • Geven we een belastingvrije vergoeding voor de inrichting van de thuiswerkplek?
    • Stellen we apparatuur beschikbaar? Zo ja, welke en hoe gaan we om met bruikleen?
  3. Bepaal hoe je werknemers Arbowet laat naleven:
    • Welke arbotechnische aanwijzingen geven we?
    • Hoe doen we controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek?
  4. Beslis welke software je verplicht stelt:
    • Welke software wordt gebruikt voor welke (communicatie) process? 
    • Welke telecommunicatie maken we verplicht?
    • Hoe moeten werknemers omgaan met vertrouwelijke gegevens zoals inlogcodes en digitale beveiliging? 
  5. Besluit of je een controlesysteem wilt op gemaakte uren:
    • Willen we controle op het aantal gewerkte uren en gerealiseerde werkzaamheden?
    • Zo ja, wat meten we en welke tools zetten we hiervoor in? 
  6. Bepaal hoe je jouw medewerkers wilt ondersteunen met thuiswerken:
    • Hebben onze medewerkers training of ondersteuning nodig voor het kunnen toepassen van de afspraken uit dit contract?
    • Zo ja, op welke onderdelen en hoe gaan we dit aanbieden? 

Met de output van jouw sessie ga je naar een juridisch specialist die je helpt om jouw afspraken om te zetten naar een waterdicht contract. Hiervoor zal de output van jouw overleg worden aangevuld met bijvoorbeeld afspraken rondom de gevolgen van het overtreden van het thuiswerkprotocol en het benoemen van de omstandigheden waarin je jouw protocol kunt intrekken.

Thuiswerkbeleid voor vitale medewerkers
thuiswerkbeleid vitaal thuiswerken

Houd rekening met wetgeving rondom thuiswerken

Los van de afspraken die jij wilt overeenkomen houd je rekening met een aantal wettelijke bepalingen. Ten eerste is er de Arbowet, we hebben hem al benoemd. In principe ben jij als werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Je kunt ervoor kiezen om de thuiswerkplek zelf in te richten of om een deskundige of de werknemer zelf te laten controleren aan de hand van een checklist. In praktijk zie je dat de meeste thuiswerkovereenkomsten zijn voorzien van een lijst van punten voor je werknemer om dit zelf te doen. 

Kijk hiernaast naar de wet flexibel werken (WFW). Elke werknemer heeft het recht om aanspraak te maken op thuiswerken. Dit betekent dat je zijn verzoek serieus in overweging moet nemen en alleen kunt afwijzen als je daar een goede reden voor hebt. Aanvullende eisen zijn o.a. over dat jouw medewerker pas na 26 weken na zijn indiensttreding zijn eerste verzoek doen, dat dit maar 1 keer per jaar mag en dat je een afwijzing moet bespreken. 

Als er binnen je bedrijf een cao geldt, dan kunnen daar aanvullende afspraken staan over flexibele arbeidstijden en thuiswerken. Je mag afwijkende afspraken met je werknemer maken, maar niet ten nadele van hem. Wees daarom goed op de hoogte van afspraken die er al liggen voordat je jouw thuiswerkovereenkomst opstelt.

Voor het belastingvrij schenken van een thuiswerkvergoeding gelden een aantal regels. Een uitgangspunt is de richtlijnen van het NIBUD, hiernaast is het van belang dat je kunt aantonen dat de werknemer minimaal 1 dag per week vanuit huis werkt (ofwel 20% op basis van een voltijd dienstbetrekking). In dat geval mag je jouw medewerker € 1.815 (inclusief btw) betalen om zijn thuiswerkplek in te richten. Dit belastingvoordeel heb je een keer per 5 jaar. Houd er rekening mee dat er een getekende thuiswerkovereenkomst moet zijn, dat je moet kunnen aantonen dat jouw werknemer gebruikmaakt van telecommunicatiemiddelen en dat de inrichting van de werkplek voldoet aan eisen van de Arbowet.  

Veel werknemers ontvangen een reiskostenvergoeding voor hun woon-werkverkeer. Hoe werkt dit als een werknemer in afwijking van de normale situatie thuis gaat werken? Vaak bevat de arbeidsovereenkomst, de cao of een personeelshandboek een bepaling over het wel of niet doorbetalen van een reiskostenvergoeding in geval de werknemer deze kosten niet maakt. In dat geval zijn die afspraken leidend. Hierbij is er een verschil tussen het uitkeren van een vergoeding op declarabele basis, of dat het om een vaste onkostenvergoeding gaat. In dit eerste geval valt er niets te declareren, omdat de werknemer de reis niet maakt. In het tweede geval ligt dat wat ingewikkelder en zul je hier scherp op moeten zijn in verband met mogelijke fiscale consequenties. Werkgevers mogen een bedrag tot € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden aan werknemers, maar wanneer deze kosten niet daadwerkelijk zijn gemaakt kan dit gevolgen hebben bij de belastingdienst.

Tenslotte

Met het opstellen van afspraken kan er de indruk ontstaan dat de verantwoordelijkheid van goed en gezond thuiswerken bij de medewerker ligt. Dit is niet het geval, dus wees je bewust van jouw zorgplicht als werkgever. Ook wanneer mensen werken vanuit huis. 

Dit blog heeft je in hoofdlijnen laten zien welke afspraken jij kunt maken met jouw werknemers. Vanzelfsprekend verschillen de aandachtspunten per organisatie en arbeidsovereenkomst. Zie dit artikel en de voorbeelden daarom als inspiratie en niet als juridisch advies. Laat jouw thuiswerkovereenkomst altijd controleren door een juridisch specialist. 

Gezond thuiswerken,
hét online platform voor vitaal thuiswerkend Nederland.

Het platform biedt jouw medewerkers handvatten voor meer vitaliteit en productiviteit door middel van diverse online modules. 

Altijd op de hoogte.
Schrijf je in voor de vitaliteitsupdate.

HC Health maakt gebruik van cookies, die noodzakelijk zijn om deze site zo goed mogelijk te laten functioneren. Door op akkoord te klikken of door gebruik te blijven maken van de website, geef je aan hiermee akkoord te gaan. Meer weten over deze cookies?