Thuiswerkbeleid

Thuiswerkbeleid; deze onderdelen mogen niet missen in 2021

Sander de Casparis

Sander de Casparis

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email

Dit blog maakt onderdeel uit van de het gratis e-book ‘Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen’. Het handboek laat je zien hoe je een thuiswerkbeleid lanceert dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit. 

Natuurlijk werkt thuiswerken voor een groot deel op vertrouwen. Toch is het belangrijk dat je de contouren van wat thuiswerken voor jouw organisatie betekent duidelijk vastlegt én weet over te brengen. Wat is de overlegstructuur? Wat verwacht je van de bereikbaarheid? Hoe weten bijvoorbeeld teams van elkaar wie wanneer werkt? Via welke kanalen communiceren teams met elkaar?

Download het e-book

Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen

Lanceer een thuiswerkbeleid dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit.

In deze blog laten we je zien hoe je jouw thuiswerkbeleid formuleert of voorziet van een update. Hiervoor organiseer je bijvoorbeeld een of meerdere (online) brainstormsessies om de contouren vorm te geven van jouw beleid. Gedurende twee uur delen jullie ideeën op verschillende thema’s, groepeer je ideeën en maak je keuzes. De output van deze sessie vormt de basis van jouw thuiswerkbeleid.

Het hoe en waarom van een thuiswerkbeleid?

Jouw thuiswerkbeleid is een overeenkomst, vaak als onderdeel van de arbeidsovereenkomst, waarin staat hoe medewerkers kunnen werken vanuit andere locaties dan kantoor. De overeenkomst kan tijdelijk zijn of of permanent. In de overeenkomst staat bijvoorbeeld wie op afstand mag werken, wat de best practices zijn en geven aan wat rechten zijn van medewerkers als het gaat om wetgeving. Een thuiswerkovereenkomst gaat vaak verder dan bepalingen rondom flexibel werken binnen de arbeidsovereenkomst, daarom wordt het vaak als losse overeenkomst opgesteld.

Verruiming thuiswerkbeleid

De Nederlandse website pwnet.nl publiceerde een onderzoek specifiek over thuiswerkbeleid. Hierin komt naar voren dat de meeste organisaties (71,5%) ook voor de coronacrisis al beleid voerde rondom thuiswerken. Ruim driekwart van de respondenten (75,2%) verwacht dat het bestaande thuiswerkbeleid zal veranderen omdat werkgevers afspraken rondom thuiswerken willen verruimen, ook na de coronacrisis. Internationaal horen we vergelijkbare geluiden. In het eerder genoemde onderzoek in Engeland komt naar voren dat ruim de helft van bedrijven die op afstand werken (of die stimuleren dit deels te doen), beschikken over een thuiswerkbeleid. De twee belangrijkste redenen die worden genoemd zijn het duidelijk willen communiceren naar medewerkers wat er van ze verwacht wordt en het regelen van de aansprakelijkheid.

Met het e-book “Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen” geven we een realistisch beeld over thuiswerken en hoe je hier als organisatie mee omgaat. Alleen zo gaat jouw thuiswerkbeleid impact maken!
Sander de Casparis
Medeoprichter HC Health

De voorbereiding van jouw (digitale) brainstorm voor het thuiswerkbeleid

Tijdens een interne brainstorm presenteer je de conclusies van de eerste fase aan een kleine groep van drie tot zes personen uit je organisatie. Deze sessie bereid je goed voor door naast je onderzoeksresultaten ook een duidelijk uitleg te geven over jullie huidige beleid en de scope van jouw nieuwe thuiswerkbeleid.

Weet welke afspraken er al zijn

Begin bij het begin. Voordat jullie de diepte induiken is het goed om de scope te bepalen van het nieuwe beleid. Wat is er precies opgenomen in de arbeidsovereenkomst als het gaat om flexibel werken? Zorg ervoor dat je helder hebt hoe het thuiswerkbeleid dat je opstelt toegevoegde waarde heeft ten opzichte van de arbeidsovereenkomst en de huidige afspraken op het gebied van flexibel werken. Uiteindelijk wil je bij de aanvang van jouw brainstorm eenvoudig kunnen presenteren hoe het nieuwe beleid moet gaan passen binnen de bestaande afspraken van de arbeidsovereenkomst.

Locatie-onafhankelijke werkzaamheden

Een tweede punt van voorbereiding gaat over voor wie deze overeenkomst precies geldt. Geldt het alleen voor full-time medewerkers? Of bijvoorbeeld voor alle medewerkers, inclusief parttimers, flexibele krachten, stagiaires en administratie? De NS kan een thuiswerkbeleid opstellen voor administratief medewerkers, maar voor een conducteur gaat dat lastig worden. Breng daarom in kaart welke werkzaamheden  plaatsonafhankelijk kunnen worden uitgevoerd. Maak duidelijk welke werkzaamheden niet plaatsonafhankelijk kunnen worden uitgevoerd en waarom. Bekijk of iedereen in een bepaalde functie thuis kan werken, of dat het wenselijk is dat er mensen op locatie aanwezig zijn, bijvoorbeeld om relaties te woord te staan. Ook dit is voorwerk dat je doet voordat je jouw brainstorm organiseert.

Essentiële thema’s tijdens de brainstorm voor het thuiswerkbeleid

De goedkeuringsprocedure van het thuiswerkbeleid

Tijdens de sessie kun je als voorbeeld beginnen met jouw inleiding. Je presenteert de onderzoeksresultaten en je voorwerk. Een eerste discussiepunt is in hoeverre medewerkers goedkeuring aanvragen om te mogen werken vanuit huis. Is het nodig? Of kunnen de medewerkers voor wie het relevant is direct gebruikmaken van het thuiswerkbeleid? Wanneer je verwacht dat er een goedkeuring is per medewerker is het verstandig om samen te bepalen hoe dit proces in zijn werk zal gaan. Op welke manier kunnen mensen goedkeuring vragen? Wie kent het toe? Is het van belang dat er een periode aan gekoppeld wordt?

Formuleer jouw definitie

Dan de definitie rondom flexibiliteit. Betekent flexibel werken voor jouw organisatie dat mensen wel van 9 tot 5 werken, maar dat dit alleen op verschillende locaties mogelijk is? Hebben mensen een of meerdere vaste thuiswerkdagen? Verwacht je dat medewerkers voor bepaalde vergaderingen op locatie aanwezig zijn? Of hebben medewerkers alle vrijheid om hun uren flexibel in te vullen zoals ze willen zolang ze het maar tijdig communiceren met het team?

Bereikbaarheid van medewerkers

Bereikbaarheid is een derde punt van aandacht. Wil je dat jouw medewerkers op vaste tijden bereikbaar zijn? Verwacht je dat werknemers hun telefoon doorschakelen? Is het nodig om mensen een telefoon van de zaak te geven? Wanneer mensen niet bereikbaar zijn, op welke manier wordt dat gecommuniceerd naar het team?

Urenverantwoording

Een volgende punt is de urenverantwoording. Is dit nodig? Zo ja, op welke manier ga je dit borgen? We zien een wildgroei aan ‘surveillance software’ of verplichte check-ins. Traditionele bedrijven zijn naarstig op zoek naar tools om het aantal actieve werkuren van thuiswerkers te monitoren. Pas hiermee op, in veel gevallen werkt dit averechts. Thuiswerken is juist aanleiding om eindelijk de verschuiving te maken naar sturen op resultaten in plaats van op aanwezigheid. Onderzoeken hebben voldoende aangetoond dat productiviteit op peil blijft op afstand – of zelfs verbetert. Maak hier dus duidelijk thuiswerkbeleid over met elkaar.

Communicatie en samenwerken

Een volgende onderwerp is communicatie. Verken hoe er wordt verwacht dat medewerkers communiceren wanneer ze op afstand werken. Hoe delen ze met het team wanneer ze beschikbaar zijn? Is er een gedeelde kalender waar melding wordt gemaakt? Moeten ze beschikbaar zijn op Slack tijdens werktijd? Welk type overleg gebeurt via videoconferencing? Zijn er meetings die perse op kantoor plaatsvinden? Maak bijvoorbeeld afspraken over welke kanalen de voorkeur hebben om (veilig) te communiceren en geef aan welke communicatie via welk kanaal loopt.

Thuiswerkbeleid voor vitale medewerkers
thuiswerkbeleid vitaal thuiswerken

Gebruik van software

Dan de tools. Zorg ervoor dat je jouw IT afdeling betrekt bij het opstellen van jouw policy om de digitale veiligheid te garanderen. Hoe loggen mensen op afstand in op het netwerk? Hebben ze een VPN toegang nodig? Wordt er een laptop en telefoon gefaciliteerd? Ga je er vanuit dat ze dit zelf regelen of worden ze hierin ondersteund? Verken in deze stap in hoeverre jouw organisatie moet investeren in software en hardware. Het kiezen voor de juiste tools heeft impact op de productiviteit van jouw team en dus het succes van jouw thuiswerkbeleid. Zo zorgde de introductie van videocalling voor een productiviteits-boost van 20%, aldus een internationaal onderzoek uit 2018. Werken jullie al met centrale projectmanagement-software zoals Monday, Asana, JIRA of Basecamp, of is dit moment aanleiding om ermee te gaan werken?

Informatie, training en coaching

Corona heeft gezorgd voor een enorme push in modern werken. Het vereist nieuw gedrag, leiderschap, tools en kennis. Denk daarom na in hoeverre je jouw team kunt ondersteunen met behulp van (online) training of coaching. Leiderschap is een groot punt van aandacht. Het aansturen van teams of afstand vereist een nieuwe manier van managen. Leidinggevenden zullen invulling moeten geven aan punten als het sturen op output, het stimuleren van een gezonde levensstijl en het tegengaan van stress. Ook wanneer onderwerpen hebben jouw leidinggevenden tegenwoordig een verantwoordelijkheid. Denk hierbij aan persoonlijke thema’s zoals zoals motivatie, energiebalans en regelmatig bewegen.

Thuiswerkvergoeding

Thuiswerken kost een werknemer geld. Een aantal voorbeelden zijn: computers gebruiken stroom, de verwarming staat aan, koffie en thee komen voor eigen rekening en de wc wordt vaker doorgetrokken. Overweeg je een vaste thuiswerkvergoeding? Stel je team dan de vraag hoe jullie hier invulling aan willen geven. Voor wie geldt deze? Goed om te weten: in veel gevallen kun je werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven als onderdeel van de verruimde Werkkostenregeling.

Gebruik de input en ontwikkel een outline

Maak een iemand verantwoordelijk voor het notuleren en samenvatten van alle input in de vorm van een outline. Hierbij is het belangrijk dat je ook kijkt naar je bestaande beleid en in hoeverre het thuiswerkbeleid hier impact op heeft. Het is immers zo dat jouw thuiswerkbeleid ook impact heeft op mensen die niet thuiswerken. Wanneer jouw medewerkers op kantoor geen webcams hebben wordt het lastig voor jouw remote medewerkers om op afstand te communiceren. De kans is daarom groot dat je ook je arbeidsovereenkomst op onderdelen wilt updaten.

Test de werkovereenkomst van jouw thuiswerkbeleid in praktijk

Inmiddels heb je waardevolle stappen gezet en ligt er een outline voor je thuiswerkovereenkomst. Nu is het tijd om de details uit te werken in samenwerking met jouw afdelingshoofden. Bespreek met de leidinggevenden of er mensen zijn die extra begeleiding nodig hebben om het thuiswerkbeleid tot een succes te maken. Zorg ervoor dat je met verschillende afdelingen uit je bedrijf de voorwaarden doorspit voordat je het document definitief maakt. Zo kun je er in deze fase achter komen dat er aanpassingen nodig zijn op basis van teams of afdelingen. Ook kan het zijn dat je uitzonderingen wilt opnemen op basis van bijvoorbeeld tijdzone, senioriteit of bepaalde organisatiebrede rollen. Probeer volledig te zijn, maar houd in je achterhoofd dat een thuiswerkovereenkomst een levend document is dat waarschijnlijk regelmatig wordt geupdate door snel veranderende wetgeving rondom corona.

Thuiswerkbeleid tips van de expert

Een goed voorbeeld van interventies die veel impact hebben zijn coaching op het gebied van thuiswerken. Bij opdrachtgevers zoals Aon, ANWB, Nationale Nederlanden, TNO en ABN AMRO zien we echte gedragsverandering bij een-op-een aandacht. Ook internationaal zijn er talloze succesverhalen van blended learning trajecten waarin coaching (op afstand) een belangrijke rol speelt.

Wat zijn de speerpunten van het thuiswerkbeleid van jouw organisatie?

Voldoet jouw thuiswerkbeleid eigenlijk wel aan de laatste wetgeving? Lees het praktische blog ‘Een handige juridische checklist voor jouw thuiswerkbeleid’ of download het gratis e-book over thuiswerken voor HR-professionals.

Gezond thuiswerken,
hét online platform voor vitaal thuiswerkend Nederland.

Het platform biedt jouw medewerkers handvatten voor meer vitaliteit en productiviteit door middel van diverse online modules. 

Altijd op de hoogte.
Schrijf je in voor de vitaliteitsupdate.

HC Health maakt gebruik van cookies, die noodzakelijk zijn om deze site zo goed mogelijk te laten functioneren. Door op akkoord te klikken of door gebruik te blijven maken van de website, geef je aan hiermee akkoord te gaan. Meer weten over deze cookies?