Beleid hybride werken: voordelen en succesfactoren voor HR⁣

Wat is hybride werken precies?

Hybride werk is een manier van werken die werken op kantoor, op afstand en onderweg optimaal faciliteert. Het draagt bij aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers door hen de vrijheid te bieden om te kiezen waar en hoe ze het meest productief en vitaal zijn.

Ben je benieuwd naar een uitgebreide definitie van hybride werken? Lees dan het artikel 'Hybride werken; wat is het precies?'.

Wat zijn de voordelen van hybride werken?

Steeds meer medewerkers verwachten dat hun werkgever hybride werk ondersteunt. Twee uitkomsten uit het onderzoek van I&O Research bevestigen deze trend:

• 56% van de Nederlanders wil hybride werken en de vrijheid hebben om eigen keuzes te maken (een paar dagen thuis en een paar dagen op locatie);
• 41% wil in de toekomst minder vaak of helemaal niet meer reizen;

Op het eerste gezicht lijkt het of hybride werken alleen voordelen heeft voor medewerkers. Maar wanneer je kijkt naar internationale onderzoeken zijn er genoeg argumenten voor werkgevers om hybride werk te omarmen. Hieronder vind je 3 redenen die we vaker terugzien in onderzoeken over hybride werk.

1. Meer productiviteit

Veel medewerkers die thuiswerken ervaren dat ze meer gedaan krijgen in minder tijd. Ze kunnen langer geconcentreerd werken en dat heeft voor een deel van de impact op de productiviteit. Door jouw medewerkers te stimuleren om hun locatie te kiezen op basis van het type werk dat ze moeten doen, vergroot de algehele productiviteit van jouw organisatie.

2. Kostenbesparing

Met een beleid voor hybride werken kun je besparen op facilitaire kosten. Uit onderzoek blijkt dat werkgevers per saldo een kostenbesparing kunnen realiseren in het geval van een thuiswerkvergoeding t.o.v. het bieden van een reiskostenvergoeding. Bovendien verandert je kantoorbezetting bij hybride werken waarbij je in de meeste gevallen minder vierkante meters nodig voor je kantoor. En dat zorgt weer voor een kostenbesparing in de facilitaire kosten van jouw organisatie.

3. Meer kandidaten voor je vacatures

Post-pandemie gaan we weer vaker naar kantoor. Toch zijn het aantal werkgevers dat hybride werk ondersteunt meer dan ooit. Uit onderzoek van CareerBuilder blijkt dat voor banen waarbij medewerkers voltijds of deeltijds thuis kunnen werken tot 7 keer meer sollicitaties ontvangen op hun vacatures.

Nieuwsgierig naar andere voordelen van hybride werken voor jouw organisatie? Lees dan het artikel 'Hybride werken; ontdek de 8 belangrijkste voordelen'.

Maar hoe zorg je voor een succesvol beleid hybride werken?

Het is duidelijk, hybride werken heeft veel voordelen voor zowel medewerkers als werkgevers. Niet voor niks dat een groot deel van Nederlandse bedrijven kiest voor een hybride werkmodel. Maar hoe zorg je voor duurzaam succes? In dit onderdeel verkennen we concrete interventies die HR-afdelingen kunnen inzetten om beleid voor hybride werk te professionaliseren.

Investeer in well-being van medewerkers

Well-being; een begrip dat je steeds vaker leest in vakbladen. HR-specialisten erkennen dat organisaties een brede en integrale visie nodig hebben om impact te maken op de medewerkerstevredenheid. Het welbevinden van medewerkers heeft extra aandacht gekregen door werken op afstand, maar is well-being een hype? Of hebben investeringen daadwerkelijk impact op productiviteit, verzuim en verloop binnen een hybride werkomgeving?

Interventies rondom well-being hebben impact op de omzet. Eerder dit jaar (2022) publiceerde PwC een rapport over de elementen die de werkbeleving van medewerkers positief beïnvloeden. Het onderzoek gaat in op thema’s zoals well-being, training en ontwikkelingsmogelijkheden, de (fysieke) werkomgeving en autonomie van medewerkers. Per thema onderzocht het adviesbureau de impact op verzuim, verloop, productiviteit en de financiële prestatie van organisaties. PwC concludeert dat investeringen in well-being de grootste impact hebben op de omzet. Met een mogelijke 1,78 procent omzetstijging. Afgeleide resultaten gaan over het verlagen van verzuim, het terugdringen van verloop en een groei in productiviteit. Ter vergelijking: bij het verhogen van salarissen gaat het om slechts één procent omzetstijging.

Wanneer we kijken naar andere onderzoeken zien we dat een combinatie van interventies kunnen leiden tot een verbetering in de well-being van medewerkers.

Benieuwd hoe je een succesvol vitaliteitsbeleid implementeert binnen jouw organisatie? Bekijk dan ons gratis e-book Een strategisch vitaliteitsbeleid in 3 stappen'.

Deze 5 onderdelen kunnen niet ontbreken in jouw wellbeing programma

• Mentaal en emotioneel welzijn; stimuleer geestelijke gezondheid en voorkom stress en burn-outs;
• Sociaal welzijn; interventies om contact en vriendschap te bevorderen;
• Financieel welzijn; beleid om financiële zorgen bij medewerkers terug te dringen;
• Lichamelijk welzijn; fysiek gezond worden en blijven door bewegen en sport;
• Digitaal welzijn; interventies om technologie op een gezonde manier te gebruiken.

Faciliteer fysieke & mentale gezondheid

In Nederland zien we de focus op gezondheid versterkt worden door de tekorten op de arbeidsmarkt. Een interview van Trouw uit 2022: “Een goede werk-privé balans en gezondheid hebben de grootste invloed op ons geluksgevoel. En juist die twee onderdelen gingen vorig jaar hard achteruit” aldus Sonny Duijn, sectoreconoom bij ABN Amro. Hoe zorg je er als werkgever voor dat behoeftes rondom fysieke en mentale gezondheid ook worden vertaald naar concrete acties? Traditionele vitaliteitsprogramma’s faciliteren interventies op het gebied van gezondheid op locatie, maar hoe werkt dat bij hybride werk?

Organisaties bieden hybride interventies zoals:
• Een online kennisdatabank voor het vinden en oplossen van fysieke en mentale klachten;
• Het bieden van leefstijl- en welzijnscoaching via videobellen;
• Videotrainingsmodules on demand;
• Online gezondheidschallenges voor je team;
• Online en offline communicatiecampagnes op het gebied van gezondheid.

Train jouw leiderschapsteam op hybride werk

Vaak richten interventies zich op de medewerkers. Maar zonder leidinggevenden hebben HR-programma’s minder kans van slagen. Dit is een van de conclusies uit ons eigen rapport 'Het Nationaal Vitaliteitsonderzoek 2022'. De 617 respondenten geven de interventie ‘Het trainen van leidinggevenden’ de hoogste prioriteit om de vitaliteit van hun organisatie te verbeteren. Maar hoe train je jouw leiderschapsteam in een hybride werkomgeving?

Waarom dat nodig is? Binnen een hybride werkomgeving blijken medewerkers op afstand anders te worden behandeld dan mensen die voornamelijk op kantoor werken. Een studie door HBR uit 2022 concludeert: 'Remote Managers Are Having Trust Issues’.

De belangrijkste conclusies uit het onderzoek:
• 41 procent van de respondenten gelooft dat medewerkers die werken op locatie en op afstand gelijke carrière- en promotiekansen krijgen;
• Slechts 59 procent van leidinggevenden vindt dat: ‘Medewerkers productief zijn wanneer ze op afstand werken’.

Leadership IQ ondervroeg 4913 leidinggevenden en ontdekte dat managers nauwelijks weten om te gaan met (klachten rondom) burn-outs. De respondenten beantwoordden 18 vragen waaronder emotioneel welzijn en personeelsverloop binnen een hybride werkomgeving. Opvallend is dat 81 procent van de leidinggevenden toegeven dat ze een toename zien in burn-outs en gerelateerde klachten, maar niet weten welke interventies ze kunnen inzetten om dit tegen te gaan.

Vitaal en inclusief leiderschapsprogramma

Start daarom een vitaal en inclusief leiderschapsprogramma voor jouw hybride werkomgeving. Als organisatie streef je naar inspirerende en vitale leiders. Effectieve leiderschapsprogramma’s hebben aandacht voor uitdagingen specifiek voor het hybride werken.

Denk hierbij aan vitaliteitsthema’s zoals:
• Preventie, signaleren en omgaan met burn-outs;
• Het stimuleren van gezond gedrag;
• Leiderschap en management op afstand;
• Het aanmoedigen van sociale connecties.

Geïnteresseerd in een praktische handleiding voor het realiseren van vitaal leiderschap? Ontvang dan de whitepaper 'Vitaal leiderschap als onderdeel van de vitaliteitsstrategie'.

Voorkom fysieke klachten bij hybride werk

Verschillende onderzoeken concluderen dat hybride werken een positieve impuls geeft aan de geestelijke en fysieke gezondheid. Toch zien we een toename in een aantal fysieke klachten. Waar mensen in een kantooromgeving genoeg aanleiding hebben om gedurende de dag van hun stoel te komen, is dat bij thuiswerken minder.

De belangrijkste cijfers van een onderzoek door Upright (2021):
• In 2021 rapporteert 50 procent van de respondenten een toename van onderrugpijn, 48 procent van schouderpijn en 52 procent van vermoeide ogen;
• 82 procent van medewerkers jonger dan 35 jaar meldt dat ze in 2021 voor het eerst één of meer fysieke gezondheidsproblemen hadden.

De Arbobalans van TNO geeft een breed overzicht van de kwaliteit van de arbeid in Nederland. In de meest actuele publicatie ‘Arbobalans’ (2020) worden ziekteverzuim, arbeidsongevallen en beroepsziekten uitgelicht. Één van de conclusies is dat fysieke klachten verantwoordelijk zijn voor ongeveer een kwart (24 procent) van het totaal aantal ziekteverzuim-dagen in Nederland. Mentale klachten zijn verantwoordelijk voor een vergelijkbaar percentage (28 procent).

Daarom is bedrijfsfysiotherapie een waardevolle interventie. Het richt zich op het behandelen en voorkomen van pijnklachten bij medewerkers. Dit kan op basis van online zelfhulp of op basis van persoonlijke begeleiding van een coach of fysiotherapeut.

Hierbij geldt dat voorkomen beter is dan genezen. Om fysieke klachten te voorkomen is het belangrijk dat jouw medewerkers voldoende bewegen en gebruikmaken van een ergonomische (thuis)werkplek. Wil je hiermee aan de slag? Denk dan aan interventies, zoals het aanbieden van trainingsvideo’s, coaching op afstand en gezondheidschallenges.