Dit artikel maakt onderdeel uit van het gratis e-book: ‘Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen’ incl. model thuiswerkovereenkomst. Het handboek laat je zien hoe je een thuiswerkbeleid lanceert dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit.
Aan de slag met het neerzetten van een thuiswerkbeleid voor jouw organisatie? Beleid is slechts een begin; je wilt voorkomen dat je je blind staart op het naleven van de documenten die je hebt gedeeld met jouw medewerkers. Want wanneer je serieus bent over je doelstelling om teams optimaal te ondersteunen in hun productiviteit dan zul je meer moeten doen dan het handhaven van beleid.
Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen
Thuiswerken staat hoog op de agenda van HR-professionals. Maar hoe ontwikkel je een modern thuiswerkbeleid? Je leest het in deze praktische handleiding incl. model thuiswerkovereenkomst voor HR-professionals.
1. Voorkom de belangrijkste valkuilen
In landelijke onderzoeken worden de meest voorkomende problemen steeds duidelijker aantoonbaar: Hoe ga je om met de groei in lichamelijke klachten zoals nek-, schouder- en rugpijn? Hoe voorkom je dat medewerkers een ongezonde levensstijl aannemen met minder beweging, onvoldoende rustmomenten en ongezond eten? En; hoe ga je mentale klachten zoals burn-outs tegen en voorkom je een gevoel van eenzaamheid bij mensen die werken op afstand?
Een integrale kijk op productiviteit
Steeds meer internationale bedrijven investeren in vitaliteitsprogramma’s voor hun medewerkers. Ze zien in dat het een positief effect heeft op het werkplezier en dat de investering zich uitbetaalt in de vorm van een stijging in productiviteit. Ook onderzoeken laten de waarde zien van dergelijke programma’s. Zo deed zorgverzekeraar CZ in 2020 onderzoek naar de impact van vitaliteitsprogramma’s. Daaruit blijkt dat bedrijven die investeren in vitaliteitsprogramma’s er financieel op vooruitgaan door een lager verzuim en een hogere productiviteit. Het onderzoek concludeert dat voor elke euro die wordt geïnvesteerd in zogenaamde leefstijlprogramma’s, er 1,42 euro op wordt terugverdiend.
Het kan even schakelen zijn: in eerste instantie kun je het gevoel krijgen dat investeren in de zachte kanten van thuiswerken ten koste gaat van de productiviteit van jouw teams. Maar onderzoeken laten keer op keer zien dat juist deze zachte aspecten zoals communicatie, samenwerken, leiderschap en levensstijlen het verschil maken.
2. Nieuwe leiderschap
Julie Wilson, van het Future of Learning Institute op Harvard, vertelt in een interview over werken op afstand: “Leaders need to double down on the fundamentals of good management, including establishing clear goals, running great meetings, communicating clearly and leveraging team members’ individual and collective strengths.”. Eigenlijk zegt ze: waar je met een team op locatie nog wel wat kunt improviseren, val je als slechte manager met een team op afstand snel door de mand.
Sturen op resultaat
Een groot verschil is dat leidinggevenden moeten leren sturen op eindresultaat in plaats van uren en aanwezigheid. Het durven loslaten blijkt een van de grootste uitdagingen hierin. Investeer daarom in het trainen van jouw leidinggevenden zodat ze leren hoe te sturen op resultaat in plaats van tijd. Onderdeel van sturen op resultaat is dat medewerkers zelf de ruimte krijgen om te bedenken hoe ze de resultaten gaan realiseren. Als het om een team effort gaat, laat medewerkers dan samen de werkverdeling bespreken zonder dat leidinggevenden hierin sturen.
Stimuleer een gezonde leefstijl
De groei in fysieke en mentale klachten als gevolg van thuiswerken is vaker aan bod gekomen in dit e-book. Maar welke interventies kun je als organisatie doen om een gezonde levensstijl te stimuleren? Informeren is een eerste stap met bewezen resultaat. Het aanbieden van digitale informatie over vitaliteit en cognitieve gedragstherapie, heeft bewezen impact op depressies en gezondheid.
Op zoek naar een goed voorbeeld? Eerder publiceerden we het e-book over de 7 gezonde werkgewoontes. Hierin lees je praktische tips over hoe medewerkers energieker, gelukkiger en productiever kunnen zijn in hun werk met behulp van praktische bewegingsoefeningen die je zelfs op je werkplek kunt uitvoeren. Zo lees je bijvoorbeeld dat een lunchwandeling het deel van je brein activeert dat stress tegengaat. Je bent vrij het gratis e-book te delen met jouw medewerkers.
Verbeter de communicatie
Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die je hebt als leidinggevende is om iedereen op de hoogte te houden van voortgang en ontwikkelingen. In een onderzoek uit Harvard Business Review komt naar voren dat medewerkers op afstand een significant grotere kans hebben om zich buitengesloten te voelen dan mensen op kantoor.
Tips voor optimale betrokkenheid
Communicatie is als smeerolie voor betrokkenheid. Hieronder vind je praktische tips die we veel terugzien in onderzoeken en best practices:
3. Faciliteer werkritme
Bij werken op afstand vervalt het natuurlijk werkritme dat aanwezig was op kantoor. Daarom is het aan te raden afspraken te maken over werkritme en overlegstructuur. In praktijk zien we dat teams die ook voor corona al duidelijke overlegstructuren hadden minder de negatieve kant van thuiswerken ervaren.
Afkijken van bewezen werkprocessen
Een goed voorbeeld zijn software-teams die gebruikmaken van de SCRUM-werkwijze waarin teams worden georganiseerd op basis van een duidelijke werkstructuur. Wekelijkse een-op-een sessies, dagelijkse stand-ups, tweewekelijkse plannings-sessies en sprint presentaties creëren duidelijkheid en zorgen voor betrokkenheid in het team. Kijk in hoeverre je elementen uit dit soort methodieken kunt meenemen in je beleid waarmee je leidinggevenden en medewerkers richting geeft in hun werkritme.
Werk als onderdeel van een druk leven
Jouw leidinggevenden kunnen er voor kiezen om een dag in de week te reserveren voor (team)meetings, of een dag waarin meetings juist worden afgeraden. Op deze manier kunnen medewerkers op afstand beter plannen als het gaat om kinderopvang, opvang voor huisdieren, sport en andere dingen die ze ondernemen tijdens hun vrije uren.
4. Voorkom en signaleer burn-outs
Ervaar jij dat stress en burn-outs groeiende problemen zijn in jouw organisatie? Dan ben je niet de enige. Volgens een nieuw onderzoek van Nationaal Centrum Preventie Stress en Burn-out (NCPSB) is het aantal ‘verborgen burn-outs’ in verband met de coronacrisis toegenomen tot vier miljoen. Recent heeft TNO onderzoek uitgevoerd naar de arbeidssituatie in Nederland door de ogen van bijna 63.000 medewerkers. Hierin worden ook de gevolgen voor werkgevers benoemd. Een medewerker met een psychische beroepsziekte, zoals overspannenheid, burn-out of depressie verzuimt gemiddeld 49 dagen meer dan een medewerker zonder beroepsziekte.
Verkort virtuele meetings
Het is aangetoond dat de mentale belasting van video calls groter is dan fysieke meetings. Voorkom daarom aaneengesloten videomeetings. Ook kun je ervoor kiezen om een richtlijn mee te geven als het gaat om de maximale tijd per meeting. We adviseren klanten om meetings niet langer dan 45 minuten te laten duren. En mocht er toch een aangesloten meeting zijn dan is er een kort rustmoment.
Een-op-eengesprekken op afstand
Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het welzijn van hun teamleden. Vanuit hun rol is het belangrijk dat zij weten hoe ze om moeten gaan met stress en burn-out klachten. Een-op-een gesprekken die worden opgeofferd voor een naderende deadline is iets wat juist nu niet te vaak mag gebeuren. En terugkerende check-ins zijn ook op afstand eenvoudig te organiseren met applicaties als Slack, Teams of andere tools voor samenwerken.
Praktische interventies
Naast scherp zijn op het signaleren van stress en burn-out klachten is het van belang preventieve interventies op te tuigen. Voorkomen is tenslotte beter dan genezen. Met deze vier tips voorkom je burn-outs en bouw je aan vitale teams:
In het e-book 'Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen' geven we een realistisch beeld over thuiswerken en hoe je hier als organisatie mee omgaat. Alleen zo gaat jouw thuiswerkbeleid impact maken!
5. Ook op afstand een sterke bedrijfscultuur
Cultuur bestaat ook buiten de muren van jouw kantoor. Bedrijven die al langer op afstand werken, of uitsluitend op afstand werken, zijn al langer bezig met de vraag hoe je bedrijfscultuur kunt organiseren op afstand. Wanneer je best practices leest van bijvoorbeeld start-up Zapier, gaat het vooral over manieren hoe je de informele kant van werk kunt faciliteren. Wat kun je doen om de gesprekken bij de koffieautomaat toch mogelijk te maken op afstand?
6. Stimuleer informele gesprekken
Digitale tools bieden mogelijkheden, maar in praktijk kunnen medewerkers terughoudend zijn in het delen van verhalen omdat het niet duidelijk is wat er online wordt geaccepteerd. Stimuleer daarom informele vormen van communicatie met tools zoals Slack en Facebook Workplace. GIFs en emoji’s zijn niet langer ongepast. Ontdekte je gisteravond een nieuwe serie op Netflix? Of won je op het nippertje een (online) pubquiz? Geef als leidinggevende het voorbeeld en schroom niet om inzicht te geven in jouw persoonlijke leven.
7. Ga eenzaamheid tegen
Verschillende onderzoeken laten zien dat eenzaamheid een van de grootste uitdagingen is voor mensen die werken op afstand. Het is dan ook geen wonder dat sociale interactie een belangrijke factor is voor medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid. Wat kun je doen om interactie (en vriendschappen) te stimuleren?
Drie praktische tips om eenzaamheid tegen te gaan:
Ben je ook benieuwd naar de onderdelen die niet mogen missen in jouw thuiswerkbeleid? Lees dan het artikel: Thuiswerkbeleid: deze onderdelen mogen niet missen in 2021 of download het gratis e-book over thuiswerken voor HR-professionals.
