Dit artikel maakt onderdeel uit van het gratis e-book: ‘Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen’ incl. model thuiswerkovereenkomst. Het handboek laat je zien hoe je een thuiswerkbeleid lanceert dat zorgt voor minder verzuim & meer productiviteit.
Moet jij als werkgever een thuiswerkvergoeding definiëren voor koffie en elektriciteit van de thuiswerkende medewerkers? Nu personeel structureel meer thuiswerkt overwegen steeds meer organisaties een thuiswerkvergoeding. Maar hoe zit dat met de fiscale aspecten? Is een vergoeding verplicht? Wat is een reëel bedrag? En hoe gaan ander grote organisaties hier mee om? In dit artikel lees je alles wat je moet weten om een keuze te maken voor jouw organisatie.
Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen
Thuiswerken staat hoog op de agenda van HR-professionals. Maar hoe ontwikkel je een modern thuiswerkbeleid? Je leest het in deze praktische handleiding incl. model thuiswerkovereenkomst voor HR-professionals.
De 7 onderdelen van deze handleiding
1. Wat is een thuiswerkvergoeding;
2. Thuiswerkvergoeding verplicht;
3. Argumenten voor en tegen een thuiswerkvergoeding;
4. Hoogte thuiswerkvergoeding Nibud;
5. Thuiswerkvergoeding belastingdienst; wat mag wel en niet;
6. 6 voorbeelden van organisaties en hun thuiswerkvergoeding;
7. Van thuiswerkvergoeding naar integraal thuiswerkbeleid.
Wat is een thuiswerkvergoeding
Een thuiswerkvergoeding komt in de vorm van een eenmalige of maandelijkse vergoeding of een combinatie. De maandelijkse vergoeding gaat vaak over de extra kosten die jouw medewerkers maken als het gaat om extra energieverbruik, het gebruik van koffie en wc-papier. Bij de eenmalige vergoeding gaat het vaak om kosten voor het eenmalig inrichten van een goede thuiswerkplek. Deze vergoeding wordt verstrekt aan alle of een selectie van medewerkers. Organisaties stellen zo’n vergoeding standaard ter beschikking of kiezen ervoor dit op aanvraag of per declaratie te doen.
Veel bedrijven overwegen een thuiswerkvergoeding of hebben hem al ingevoerd. Onderzoeksbureau Motivaction zocht in 2021 uit wat de effecten van corona zijn op organisaties. Hieruit blijkt dat het merendeel van de werkgevers in gesprek is over een vergoeding voor de kosten van thuiswerken of al een thuiswerkvergoeding heeft ingevoerd. Ruim een derde van de werkgevers is op dit moment niet in gesprek is over een thuiswerkvergoeding en verwacht dit niet te gaan doen. Opvallend is het verschil tussen kleine en grote organisaties. Bij de werkgevers tot 50 medewerkers geeft bijna de helft aan geen thuiswerkvergoeding te overwegen. Bij werkgevers met 250–500 medewerkers is dat slechts één op vijf.
Thuiswerkvergoeding verplicht
Vooropgesteld, een thuiswerkvergoeding is niet verplicht maar wel gewenst. Volgens vakbond FNV is er bij medewerkers veel behoefte aan een financiële bijdrage. Uit een enquête onder ongeveer 9.400 leden blijkt dat 86 procent wil dat de vakbond hierover onderhandelt.
De verplichting die je wèl hebt als werkgever is de zorgplicht uit de Arbowet. Zo ben je als werkgever verantwoordelijk voor een veilige en arbotechnisch goedgekeurde werkplek, ook wanneer jouw medewerker werkt vanuit huis. Denk hierbij aan de dingen die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie zoals een goede stoel, een prettig bureau en ergonomische hulpmiddelen. Onkosten zoals koffie vallen buiten deze zorgplicht, hiervoor geldt dus geen verplichting. Wat dat betreft heeft een eenmalige vergoeding voor het inrichten van een goede thuiswerkplek voorrang op de vaste maandelijkse vergoeding.
Argumenten voor en tegen
Ondanks veel organisaties overwegen een thuiswerkvergoeding te introduceren (of dit inmiddels hebben gedaan), is het niet vanzelfsprekend. Tegenstanders zijn vaak bij organisaties in sectoren die het tijdens corona lastig vinden om te overleven. Hierbij wordt het argument aangedragen dat de kosten die mensen maken in hun dagelijks leven lager zijn tijdens corona en dat hier geen extra vergoeding tegenover hoeft te staan. Bovendien is er geen juridische grondslag om dagelijkse kosten te verhalen; het zijn allemaal valide argumenten om geen thuiswerkvergoeding te introduceren.
Voorstanders zien de vergoeding als een stukje waardering. Het is een manier om te zeggen dat je jouw medewerkers niet vergeet, ondanks ze op een zolderkamer werken van achter een computer. Hierbij is het daadwerkelijk zo dat medewerkers extra kosten maken. Het Nibud berekende dat een gemiddelde dag thuiswerken 1,99 euro kost.
Richtlijn hoogte vergoeding Nibud
Hoe hoog moet die vergoeding zijn? Veel bedrijven houden de eerder genoemde richtlijn van het Nibud aan van 2 euro per dag of 440 euro per jaar. In de berekening is het extra verbruik van gas, water en licht en kosten van kopjes koffie, wc-papier en de afschrijving van het bureau en stoel meegenomen. Uit het eerder genoemde onderzoek van Motivaction komt naar voren dat werkgevers op dit moment gemiddeld € 2,60 per dag vergoeden voor thuiswerken. Rijksambtenaren een dergelijke vergoeding inmiddels als onderdeel van hun cao, zij krijgen 363 euro netto extra.
In het e-book 'Een integraal thuiswerkbeleid in 5 stappen' geven we een realistisch beeld over thuiswerken en hoe je hier als organisatie mee omgaat. Alleen zo gaat jouw thuiswerkbeleid impact maken!
Thuiswerkvergoeding belastingdienst: wat mag wel en niet?
Wat kun je thuiswerkende medewerkers precies vergoeden met het oog op de fiscus? Een thuiswerkvergoeding is niet per definitie belastingvrij te schenken. De vergoeding van deze kosten kun je onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Met deze regeling kun je personeel jaarlijks onbelast geld, goederen of diensten leveren. Voorbeelden zijn een personeelsfeest, fitness of een vergoeding voor het aanschaffen van een fiets.
Binnen de WKR mag je 1,7 procent van de totale fiscale loonsom tot maximaal € 400.000 gebruiken voor onbelaste vergoedingen. Het kabinet heeft op 21 januari 2021 toegezegd dat de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 verhoogd wordt van 1,7 naar 3 procent.
Je kunt een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als je nog vrije ruimte hebt. Voor bedragen buiten de vrije ruimte betaal je 80 procent belasting. In dit geval betaal je als werkgever dus geen 2 euro per dag maar 3,60 euro. Kijk daarom voordat je jouw vergoeding vaststelt naar hoeveel vrije ruimte jouw organisatie nog heeft.
Ondanks er veel discussie is vanuit de vakbonden vindt het kabinet dat er voldoende mogelijkheden zijn om medewerkers een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven en komt er voorlopig geen aparte regeling.
Voorbeelden hoe organisaties omgaan met een thuiswerkvergoeding
In praktijk zie je dat de thuiswerkvergoeding wordt ingevoerd als onderdeel van een thuiswerkbeleid. In de onderstaande voorbeelden zie je dat de eenmalige vergoeding voor het inrichten van een ergonomische werkplek prioriteit heeft. Daarnaast zijn er organisaties die kiezen voor een vaste thuiswerkvergoeding voor bijvoorbeeld gas, water, licht of internet. Dat gaat vaak ten koste van de vaste reiskostenvergoeding. En maakt jouw medewerker toch kosten om te reizen? Dan moet dat los worden gedeclareerd.
Uit een artikel van de NOS komt naar voren dat werkgevers verschillend omgaan met de reiskostenvergoeding tijdens corona. Zo blijft ING blijft de vaste reiskostenvergoeding van medewerkers betalen, ook al werken ze op grote schaal thuis. ING heeft afgesproken dat medewerkers 1.000 euro kunnen besteden aan het inrichten van een goede thuiswerkplek, daarnaast krijgen ze 600 euro per jaar als thuiswerkvergoeding. Reiskosten moeten per keer worden gedeclareerd.
De Rabobank heeft de betaling sinds vanaf 2021 stopgezet. De bank zet daar geen maandelijkse thuiswerkvergoeding tegenover. Medewerkers kunnen wel eenmalig een paar honderd euro declareren voor het inrichten van een thuiswerkplek.
PricewaterhouseCoopers, het internationaal accountantsbedrijf kiest voor een vaste vergoeding. Ook voor corona werd thuiswerken al gestimuleerd. Zo kunnen collega’s hun internetabonnement deels declareren en ontvangen ze een maandelijkse onkostenvergoeding. Hierbij konden medewerkers aan het begin van de uitbraak meubilair lenen van de organisatie. Ook is er voor iedereen een zogenaamd well-being budget van 750 euro geïntroduceerd. Dit kan worden ingezet voor bijvoorbeeld advies van een online fysiotherapeut of een workshop over werkstress en thuiswerken. Nu thuiswerken een blijvertje lijkt is het bedrijf van plan deze wijzigingen te verankeren in de arbeidsvoorwaarden.
Een ander voorbeeld is zorgverzekeraar DSW uit Schiedam. Zij kiezen ervoor om in plaats van een reiskostenvergoeding een thuiswerkvergoeding te betalen. In een persbericht benoemt bestuursvoorzitter Aad de Groot: “De reiskostenvergoeding doorbetalen vonden we niet eerlijk. Want degene die dichtbij woont, zou dan minder geld krijgen dan degene die ver weg woont. Terwijl ze nu allebei geen reiskosten maken.”.
Bij Royal FloraHolland krijgen thuiswerkers een vergoeding van 43,30 euro per maand. De vaste reiskosten zijn geschrapt en kunnen apart worden gedeclareerd. Hiernaast krijgen thuiswerkers elke vijf jaar een budget van 500 euro om hun thuiskantoor in te richten. Denk hierbij aan kosten voor een bureau, een stoel of een laptop verhoger. Ook zijn er afspraken gemaakt over ‘het recht om onbereikbaar te zijn’.
De ANWB heeft vanaf 2021 besloten dat medewerkers een vergoeding krijgen afhankelijk van waar ze die dag werken. In een app kunnen medewerkers aangeven dat ze thuiswerken, in dit geval krijgen ze een vergoeding van 2 euro per dag. De app registreert woon-werkverkeer op basis van gps, in dit geval staat daar een reiskostenvergoeding tegenover en is er geen thuiswerkvergoeding. Jannes van der Velde van AWVB zegt: “We verwachten dat meer organisatie kiezen voor een flexibele oplossing. Intern noemen we onze oplossing het ‘waarjewerkt-budget’.
Van thuiswerkvergoeding naar integraal thuiswerkbeleid
In tijden van snelle veranderingen is het logisch om snel een aantal interventies op te tuigen zoals een thuiswerkvergoeding. Zo laat je zien aan je medewerkers dat je hun vitaliteit en productiviteit waardeert. Maar nu het duidelijk is dat thuiswerken een belangrijke rol blijft spelen is het van belang om een brede aanpak te ontwikkelen op vitaal thuiswerken. Alleen met een combinatie van interventies zorg je voor productieve en vitale medewerkers.
Dit artikel heeft je in laten zien hoe je invulling geeft aan een thuiswerkvergoeding. Vanzelfsprekend verschillen de aandachtspunten per organisatie en arbeids- en thuiswerkovereenkomst. Zie dit artikel en de voorbeelden daarom als inspiratie en niet als juridisch advies. Laat afspraken over een thuiswerkvergoeding altijd controleren door een juridisch specialist.
