Vanwege het Coronavirus en de maatregelen van de overheid is thuiswerken de nieuwe norm geworden in Nederland. Waar moet je als werkgever rekening mee houden nu ook jouw medewerkers voor langere tijd thuis werken? In dit blog vind je alles wat je moet weten als werkgever over thuiswerken. Zo leggen we uit met welke wettelijke bepalingen uit de Arbowet je rekening dient te houden. Daarbij geven we praktische tips en tools voor het optimaal inrichten van de thuiswerkplek, zodat jouw werknemers veilig en gezond deze uitdagende tijd door kunnen komen.
Arbowetgeving en thuiswerkplekken
Wanneer een werknemer minimaal twee uur per week vanuit huis werkt met een computer of laptop ben je als werkgever verplicht om een thuiswerkplek te creëren die ergonomisch verantwoord is en aan de Arbowet voldoet. Hier kan op verschillende manieren invulling aan gegeven worden. Zo kan de werkgever voorzieningen beschikbaar stellen die voorkomen dat werknemers een verkeerde houding aannemen, zoals een verstelbare bureaustoel, toetsenbord, muis of laptophouder.
De werkgever moet daarnaast zorg dragen voor een ‘doelmatige zitgelegenheid’ en een ‘doelmatig werkblad’ of ‘doelmatige werktafel’. Verder moet de verlichting in orde zijn.
De werkgever heeft de keuze om de thuiswerkplek voor de werknemer in te richten. Daarbij is het mogelijk om de bestaande thuiswerkplek te laten controleren door een deskundige of de werknemer zelf. Werkgever en werknemer dienen dit te overleggen.
Zo moet een werkplek aan een aantal regels voldoen. Indien je de werknemer hierin niet voorziet, dan kun je aansprakelijk worden gehouden voor eventuele letselschade. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
Maar belangrijker nog; als werkgever wil je dat je medewerkers optimaal presteren en fysieke klachten voorkomen. Een goed ingerichte en ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek draagt hier aan bij. Onderzoek heeft aangetoond dat een goede thuiswerkplek een positief effect heeft op de productiviteit.
- Een risico-inventarisatie van de thuiswerkplek
- Een ergonomische werkplek
- Voorlichting over de gezondheidsrisico’s
Risico inventarisatie en evaluatie thuiswerkplek
De Arbowet schrijft voor dat een thuiswerkplek moet voldoen aan de Arbo richtlijnen en tegelijkertijd heb je als werkgever ook te maken met de privacywetgeving. Je mag niet zomaar de thuiswerkplek van een werknemer controleren, daarvoor zal je eerst toestemming moeten krijgen van de werknemer. Daarbij is het een aanzienlijke investering om al je medewerkers thuis te laten bezoeken door een werkplekadviseur.
Als alternatief kun je de thuiswerkplek risico-inventarisatie checklist downloaden en door je medewerkers laten invullen. Aan de hand van de antwoorden kun je beoordelen of de thuiswerkplek aan de Arbowetgeving voldoet. Vraag of de medewerker een foto maakt van zijn thuiswerkplek. Zodoende heb je de situatie zwart op wit en kun je met de medewerker het gesprek aan gaan en indien nodig passende maatregelen nemen. Het is raadzaam de thuiswerkplek risico inventarisatie met foto en gemaakte afspraken op te slaan in het personeelsdossier. In sommige gevallen zal advies van een expert nodig zijn. Tijdens deze crisis bieden onze experts dit ook virtueel aan via een video verbinding.
Arbo richtlijnen voor een ergonomische thuiswerkplek
Wanneer de thuiswerkplek niet goed is ingericht, kunnen gezondheidsklachten ontstaan. En dat wil je natuurlijk ten alle tijden voorkomen als werkgever.
Middels de risico inventarisatie en evaluatie van de thuiswerkplekken brengen medewerkers eventuele risico’s zelf in kaart. Door deze risico’s inzichtelijk en bespreekbaar te maken kun je in samenspraak met je medewerker tot een (tijdelijke) oplossing komen. De Risico Inventarisatie en Evaluatie checklist geeft inzicht in de eisen waaraan een thuiswerkplek moet voldoen.
Arbo richtlijnen thuiswerkplek m.b.t. de stoel
De stoel is zodanig dat daarmee een gezonde zithouding kan worden aangenomen:
- In hoogte verstelbaar
- Armsteunen en rugsteun zijn in hoogte verstelbaar
In het daglicht van het Coronavirus kan overwogen worden om tijdelijk een bureaustoel van kantoor thuis te plaatsen.
Arbo richtlijnen thuiswerkplek m.b.t. het bureau
- Voldoende diep en breed (bij voorkeur minimaal 80 cm diep en 120 cm breed) en biedt voldoende beenruimte.
Computer of laptop met toetsenbord en muis.
- Als medewerkers meer dan 2 uur per dag met een computer werken, dan wordt een computer met los beeldscherm, muis en toetsenbord aangeraden.
- Gebruiken medewerkers een laptop of tablet, dan mag dat maximaal 2 uur per dag. Werken medewerkers meer dan 2 uur per dag, zorg dan voor een los toetsenbord, een losse muis en een laptop standaard, beeldschermverhoger of docking station.
Arbo richtlijnen thuiswerkplek m.b.t. verlichting
- Bij thuiswerkplekken moet net als op kantoor voldoende lichtinval of verlichting zijn. En lichtwering om reflectie tegen te gaan.
Voorlichting rondom gezond werken en optimaal presteren
Naast de inventarisatie van de risico’s wil je als werkgever natuurlijk vooral dat je werknemers optimaal presteren. Het is daarom belangrijk ze van tips en adviezen te voorzien om optimaal te kunnen presteren. Om jou en je medewerkers hierbij te helpen hebben wij alle relevante content, tips en tools samengebracht op het platform Gezond Thuiswerken. Dit is een site waarop medewerkers zelf aan de slag kunnen met onder andere:
- HelloWerkplek; met informatie over inrichting van de thuiswerkplek
- HelloFysio; voor medewerkers met fysieke klachten
- HelloEnergy; voor medewerkers die hun energieniveau willen verbeteren.
Het fiscale voordeel van thuiswerken
De Belastingdienst biedt de werkgever een aanvullend voordeel. Gemaakte kosten voor de inrichting van een thuiswerkplek van een werknemer kunnen vrijgesteld worden van belasting. Hier is een aantal regels aan verbonden.
